Je nach Art der Dienstleistung oder Ware die vertrieben wird, ist eine Rechnung mit entsprechender Ausweisung der Umsatzsteuer zu erstellen. Damit dies schnell und unkompliziert getan werden kann, ohne lange Zeit investieren zu müssen, hilft der praktische Onlinegenerator dabei, entsprechende Dokumente zu erstellen. Diese können dann ganz einfach via Word oder Excel gedownloadet werden und stehen zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
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Die Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer – Was ist das überhaupt?
Werden gewerblich Waren oder Dienstleistungen angeboten und entsprechend in Rechnung gestellt, ist die Ausweisung der Umsatzsteuer unerlässlich. Der dabei ausgewiesene Betrag muss explizit ausgewiesen werden und wird zumeist für die Vorsteuer beim Finanzamt benötigt.
Dabei wird die Umsatzsteuer auf der Rechnung selbst zumeist als Mehrwertsteuer ausgewiesen.
Die Umsatzsteuer auf der Rechnung – Besonderheiten, die beachtet werden müssen
Wird die Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer auf der Rechnung angegeben, ist die Wahl des entsprechend richtigen Steuersatzes wichtig. Denn in Deutschland gelten zwei verschiedene Prozentsätze, die je nach Art der Dienstleistung und Ware angesetzt werden müssen.
Umsatzsteuer mit 19 %: Diese Steuer ist die allgemein gültige, die auf fast alle Waren und Dienstleistungen anfällt. Jedoch fallen einige Waren und Dienstleistungen unter den ermäßigten Steuersatz von 7 %.
Umsatzsteuer mit 7 %: Hierunter fallen Waren, die als Lebensmittel gelten sowie Bücher und Zeitungen. Kunstgegenstände aber auch künstlerische Dienstleistungen werden ebenfalls ermäßigt besteuert. Gleiches gilt seit 2010 auch für Hotelübernachtungen.
Ausnahme: Kleinunternehmer
Wer als Freiberufler und Kleinunternehmer tätig ist, kann die entsprechende Regelung nutzten und die Umsatzsteuer auslassen. Hierbei muss jedoch klar angegeben werden, dass auf Grund der Kleinunternehmerregelung keine Berechnung der Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer angesetzt wird. Dies ist immer dann möglich, wenn im Gründerjahr der Freiberuflichkeit ein Nettogrenze von 22.000 Euro nicht überschritten wird und im Folgejahr mit einem Gesamtumsatz von höchstens 50.000 Euro gerechnet werden kann.
Ausnahme: EU-Ausland
Wird eine Rechnung an einen Kunden erstellt, der sich im EU-Ausland befindet, wird ebenfalls keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen. In diesem Falle ist es die Pflicht des Käufers bzw. des Inanspruchnehmers der Dienstleistung, die für sein Land geltende Umsatzsteuer entsprechend ans Finanzamt abzuführen.
Was gehört in die Rechnungsvorlage mit ausgewiesener Umsatzsteuer?
Wie jede Rechnung, unterliegt auch eine Rechnung mit Umsatzsteuer bestimmten Pflichtangaben, die zu einem konformen Kaufvertrag führen. Diese sind wie folgt festgelegt:
- Name und Anschrift des Dienstleisters bzw. Verkäufers
- Name und Anschrift des Käufers bzw. Inanspruchnehmers bzw der Firma
- Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
- das Datum der Rechnungsausstellung
- eine fortlaufende Rechnungsnummer
- die Menge der Ware mit handelsüblicher Bezeichnung bzw. Art und Umfang der angefallenen Dienstleistung(en)
- Zeitpunkt der Lieferung oder Erfüllung der Dienstleistung
- das, mit Aufschlüsselung der entsprechenden Steuersätze anfallende, Entgelt
- ggf. eine im Voraus abgeklärte Minderung des Entgelt (Rabatt, Sonderkonditionen usw.)
- Der angesetzte Steuersatz inklusive des dabei berechneten Betrags oder der Hinweis auf eine entsprechende Steuerbefreiung (Kleinunternehmerregelung)
- Bei Gutschriftenabrechnug muss der Begriff „Gutschrift“ entsprechend deklariert werden
- Bei Rechnungen ins EU-Ausland der Hinweis mit der entsprechenden Steuerschuld beim Empfänger der Rechnung
Die fortlaufende Rechnungsnummer – Sicherheit für die Einmaligkeit einer Rechnung
Die fortlaufende Rechnungsnummer schützt vor Fehlern. Durch separate Nummerkreise, verwenden entsprechender Kombinationen von Buchstaben und Zahlen o.ä. kann beim Finanzamt schneller und besser überprüft werden, welche Rechnung wie zuzuordnen ist. Zudem schafft es auch in der eigenen Buchhaltung Übersichtlichkeit und lässt bei Bedarf auch länger zurückliegende Dokumente schneller wieder ans Tageslicht kommen.
Wer benötigt wann eine Rechnung mit Umsatzsteuer?
Als Unternehmer, Dienstleister u.ä. ist es Pflicht, seine Warenverkäufe bzw. Dienstleistungen in entsprechende Rechnung zu stellen.
Damit wird nicht nur ersichtlich, wie hoch die dabei erwirtschaftete Summe ist, sondern die Rechnung zeigt auch genau an, wann, wo und in welchem Umfang eine Dienstleistung geleistet wurde.
Zumal ist durch das Rechnungsdatum gesichert, dass im Falle eines Zahlungsversäumnis gemahnt werden kann. Im Ernstfall kann die Rechnung zudem für weitere rechtliche Schritte herangezogen werden.
Der Käufer bzw. Inanspruchnehmer benötigt des weiteren die Rechnung zum späteren Einreichen beim Finanzamt. Des weiteren sichert auch er sich damit ab. Denn so ist belegbar, welche Waren oder Dienstleistungen bezahlt wurden. Werden diese nicht oder mangelhaft erfüllt, hat auch er den Beleg, um weitere Ansprüche geltend zu machen.
Dabei obliegt es dem Rechnungssteller, ob er die Rechnung vor oder nach der erbrachten Dienstleistung bzw. Warenlieferung erstellt. Dies hängt besonders von der Zahlungsart und den ausgemachten Bedingungen ab. Zuletzt benötigt auch das Finanzamt beiderseits die Rechnung zur Steuerprüfung. Denn so kann nachvollzogen werden, welcher Geldfluss stattfand und in welcher höher Rückerstattungen oder Nachzahlungen von Steuergeldern zu leisten sind.