Kostenloser Rechnungsvordruck
Was ist ein Rechnungsvordruck?
Die Vorlage einer Rechnung, eine sogenannte Musterrechnung, ist das allgemeine Modell oder der Prototyp einer Rechnung, die Sie für Ihr Unternehmen schreiben möchten. Dieser vorgefertigte, anpassbare Vordruck enthält alle gesetzlich vorgeschriebenen Bestandteile und muss nur noch an den jeweils abgeschlossenen Auftrag angepasst werden. Rechnungsvorlagen sind eine schnelle und einfache Lösung, um Ihren Buchhaltungsalltag enorm zu vereinfachen.
Welche Besonderheiten bietet eine Rechnungsvordruck für Ihr Handwerksunternehmen?
Um die Rechtsgültigkeit einer Rechnung zu wahren, erhebt der Gesetzgeber und das Finanzamt zahlreiche Pflichtbestandteile, die konkret in einer Kostenaufstellung enthalten sein müssen. Um hier nichts zu übersehen, empfiehlt sich die Nutzung von Rechnungsvorlagen. Diese können Sie mit unserem Onlinegenerator in Word (textbasiert) oder Excel (tabellarisch) erstellen und müssen dann bei jeder weiteren Rechnung Ihres Unternehmens nur individuell angepasst werden, während die vorgegebenen Bestandteile fix auf der Kostenaufstellung verbleiben.
Die beiden größten Besonderheiten bei der Nutzung von Vorlagen für eine Rechnung sind also die Zeitersparnis und das Erfassen der Pflichtbestandteile. Denn nur noch wenige Daten müssen in eine bereits bestehende Vorlage eingetragen werden. Das ist wesentlich schneller konfiguriert, als für jeden Vorgang eine neue Rechnung zu schreiben und zieht keine rechtlichen Schwierigkeiten mit dem Finanzamt nach sich.
Was alles beinhaltet ein Rechnungsvordruck für Ihr Handwerk?
Wie bereits erwähnt, müssen Rechnungen umfangreiche gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Rechnungen gelten als Geschäftsbriefe und unterliegen somit den Anordnungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Steuergesetzgebung und werden bei Bedarf vom Finanzamt kontrolliert.
Trotzdem sollten Sie auch in eigener Sache Angaben in Ihren Rechnungen ergänzen, die neben den Pflichtangaben, die Geschäftsbeziehung zu Ihren Kunden serviceorientiert ausrichtet und persönlich abrundet .
- Sprechen Sie Ihre Kunden persönlich an und bedanken Sie sich für den Auftrag und die gute Zusammenarbeit.
- Die Angaben Ihres Unternehmens wie Webseite, Telefon, E-Mail und Anschrift erleichtert Ihren Kunden die Kontaktaufnahme.
- Hinterlegen Sie Ihre Bankverbindung mit IBAN/Kontonummer und BIC/Bankleitzahl sowie alle weiteren bargeldlosen Kanäle, die Ihr Unternehmen anbietet
- Eine persönliche Grußformel und Ihre persönliche Unterschrift zur Verabschiedung
Welche Pflichtangaben gehören in Ihre Rechnung?
- Ihr Name und Ihre Anschrift
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Eine von Ihnen einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer
- Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Unternehmens
- Bei Kunden aus dem EU-Ausland deren Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Menge, Art und Umfang Ihrer Lieferung/Leistung
- Datum oder Zeitraum Ihrer Lieferung/Leistung
- Das Nettoentgelt
- Bei Umsatzsteuerpflicht: Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
- Skonti und/oder Rabatte
- Bei Privatpersonen weisen Sie bitte auf die Aufbewahrungspflicht hin
Sollte Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen sein, dann gelten noch besondere gesetzliche Vorschriften, mit denen Ihre Rechnung aufgestockt werden muss:
- Der exakte Name Ihres Unternehmens, so wie er im Handelsregister eingetragen ist (Firmierung)
- Die Ihnen zugeteilte Handelsregisternummer
- Ihre Rechtsform
- Der Sitz Ihres Unternehmens
- Das Registergericht, welches für Ihr Unternehmen zuständig ist
In welchen Fällen benötigt man eine Rechnungsvordruck als Handwerker?
Als Maßstab gilt: Sie sind immer dann zur Rechnungsstellung verpflichtet, wenn Sie Leistungen für andere Unternehmen oder juristische Personen wie z.B. eine GmbH oder eine andere Kapitalgesellschaft erbracht haben. Für die Rechnungsstellung gegenüber Ihren Geschäftskunden stehen Ihnen 6 Monate Zeit zur Verfügung.
Die gesetzlich vorgeschriebene Rechnungsstellung hängt mit dem Umsatzsteuergesetz zusammen. Daher sind bei steuerfreien Waren und Dienstleistungen normalerweise keine Rechnungen angeordnet. Trotzdem empfiehlt es sich auch dann eine Rechnung zu schreiben.
Sollten Sie Leistungen für private Kunden erbracht haben, dann ist eine Rechnung nur in Ausnahmefällen vorgeschrieben: Explizit bei umsatzsteuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen die im Zusammenhang mit Grundstücken stehen. Das heißt: Bauleistungen, Garten- und/oder erbrachte Reinigungsarbeiten.
Abgesehen davon dürfen Privatleute bei handwerklichen und haushaltsnahen Dienstleistungen eine Rechnung fordern, die den Lohnanteil getrennt ausweist. Denn diese kann der Kunde bei seiner Einkommensteuer absetzen. Ist das nicht der Fall, reicht es auch, wenn Ihr Unternehmen auf Wunsch des Kunden eine Quittung oder einen anderen Beleg ausstellt.