Immer mehr Studenten nutzen die Möglichkeiten, als selbstständiger „Miniunternehmer“ ein Zubrot zu verdienen. Um den rechtlichen Anforderungen Genüge zu leisten, müssen dabei Rechnungen geschrieben werden. Hier hilft unser Onlinegenerator, eine passende Vorlage (für Word oder Excel) zu erstellen und runterzuladen.
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Was ist eine Rechnungsvorlage für Studenten?
Die Rechnungsvorlage geht auf die spezifischen Bedürfnisse des Studenten ein – diese sind meist der Erhalt der studentischen Vorteile bei Krankenversicherung, Kindergeld, Bafög und günstiger Besteuerung. Im Wesentlichen muss die Rechnung so aufbereitet sein, dass sie von Finanzamt, Familienkasse (bezüglich Kindergeld) und Bafögstelle etc. ohne große Unklarheiten und Nachfragen akzeptiert wird. Auch die Krankenkasse kann ggf. Rechnungen anfordern. Die Vorlage trägt durch deren Aufbau und Gestaltung dem Rechnung.
Besonderheiten des Rechnungsvordrucks für Studenten
Wer eine Rechnung schreiben möchte, muss üblicherweise für die Aufnahme der Tätigkeit ein Gewerbeschein haben. Unter bestimmten Voraussetzungen können insbesondere Studenten darauf jedoch verzichten. Dies liegt dann vor, wenn die Tätigkeit unregelmäßig, nicht dauerhaft oder freiberuflich ausgeführt wird. Wenn also ein Student einmalig einen Nachhilfe-Crashkurs anbietet, muss er nicht zwingend ein Gewerbe anmelden. Bei wiederkehrenden Tätigkeiten und mit eindeutiger Gewinnabsicht (z.B. regelmäßige Nachhilfe) muss ein Gewerbe angemeldet werden.
Vorsicht bei sog. Werkstudententätigkeiten: Hier kommt es auf den konkreten Vertrag und die ausgeübte Tätigkeit an. Nicht in allen Fällen wird der Student hierbei als Selbstständiger tätig. Im Zweifel gilt es hier, beim Finanzamt nachzufragen, wie die Tätigkeit eingestuft wird. Hier sollte man sich nicht auf Hörensagen Dritter verlassen, denn im Einzelfall kann dies von Sachbearbeiter zu Sachbearbeiter (und erst recht bei verschiedenen Finanzämtern) unterschiedlich gehandhabt werden. Kommt das Finanzamt zum Schluss, dass es sich um eine „Scheinselbstständigkeit“ handelt, drohen empfindliche Strafen. Die Grenzen zwischen „selbstständiger Assistent an der Uni“ und „befristet Beschäftigter an der Uni“ sind fließend. Insbesondere, wenn die gewerblich/freiberufliche Tätigkeit nur bei einem Auftraggeber ausgeübt wird, kann das Finanzamt hellhörig werden.
Was beinhaltet eine Rechnungsvorlage für Studenten?
Neben Adresse und Name des Rechnungsstellers sowie Empfängers, muss die Rechnung mit einem Datum und einer Rechnungsnummer (für die eindeutige Zuordnung) versehen sein. Zudem müssen die Steuernummer des Rechnungsstellers und das Leistungsdatum sowie die Art der Leistung ersichtlich sein.
Pflichtangaben der Rechnungsvorlage für Studenten
Im Vergleich zu einer „normalen“ Rechnung sind keine weiteren Pflichtangaben nötig. Dazu zählen – neben den weiter oben genannten Punkten – der konkrete Steuersatz, sofern die Kleinunternehmerregelung nicht greift und die Angabe der Umsatzsteuer-Identifkationsnummer oder der Steuernummer. Bei Rechnungen über 250 EUR und fehlender Kleinunternehmerregelung erwartet der Gesetzgeber nach $ 14 UStG eine detaillierte Aufschlüsselung der anzuwenden Steuersätze. Konkret bedeutet dies, dass die erbrachte Leistung nach Netto-, Steuer- und Bruttobetrag mit dem zugrundeliegenden Umsatzsteuersatz aufgelistet werden muss.
Unabhängig davon gilt: Insbesondere Werksstudenten, bei denen das Finanzamt unter Umständen eine „Scheinselbstständigkeit“ unterstellen könnte, sollten die erbrachten Leistungen und deren Zeitpunkt im Zweifel ganz penibel auflisten, um jeglichen Anschein einer möglichen Verschleierung von vornerein auszuschließen. Wer von der sog. Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen möchte, muss dies auf der Rechnung vermerken. Hierzu reicht ein entsprechend eindeutiger Hinweis, beispielsweise: „Die in Rechnung gestellten Lieferungen und Leistungen sind nach § 19 UStG umsatzsteuerfrei.“
Sofern in Bezug auf die erbrachte Leistung sinnvoll, ist eine tägliche Rechnungsstellung zu bevorzugen.
Wann benötigt wer einen Rechnungsvordruck für Studenten?
Jeder Student, der eine gewerbliche, freiberufliche (sprich: selbstständige) oder auch einmalige wirtschaftliche Leistung gegenüber einem Dritten erbringt, muss eine Rechnung schreiben. Die Rechnung wird einerseits vom Auftraggeber für die Buchhaltung benötigt, andererseits vom Studenten selbst für Steuererklärung, Rückfragen der Krankenkasse und ggf. Familienkasse und Bafög. Ein Student, der eine nicht-selbstständige Tätigkeit bei einem Arbeitgeber aufnimmt, benötigt keine Rechnungsvorlage. Er erhält stattdessen wie ein Arbeitnehmer einen Lohn- und Gehaltsnachweis, der gegenüber Behörden und Institutionen eine ähnliche Funktion übernimmt. Die ausgestellten, nummerierten Rechnungen dürfen selbstverständlich nicht voneinander abweichen, nur weil der jeweilige Empfänger ein anderer ist.