Um einen korrekten Rechnungsvordruck für Catering und Gastronomie zu erstellen, sind verschiedene Angaben erforderlich. Welche das sind, welche Besonderheiten es zu beachten gibt und wann eine solcher Rechnungsvordruck notwendig ist, wird in diesem Ratgeber erklärt. Es gibt auf unserer Seite einen Online-Generator, der die Möglichkeit bietet, eine Rechnungsvorlage für Catering und Gastronomie als Word– oder Excel-Datei herunterzuladen.

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Was genau ist ein Rechnungsvordruck für Catering und Gastronomie?

Eine Rechnungsvorlage für Catering und Gastronomie beziehungsweise eine Rechnung muss erstellt werden, wenn ein Gastronomie- oder Catering-Betrieb Speisen und Getränke geliefert hat. Dort ist aufgeführt, wer der Lieferant und wer der Empfänger ist, das Datum der Lieferung, die Beschreibung der Positionen, die Anzahl, der Einzelpreis und der Gesamtpreis entweder mit oder ohne Umsatzsteuer. Immer wenn Essen geliefert oder bereitgestellt wird und der Empfänger eine Rechnung fordert, muss diese erstellt werden. Mit der passenden Rechnungsvorlage lässt sie sich schnell und professionell erstellen.

Welche Besonderheiten gibt es bei der Rechnungsvordruck für Catering und Gastronomie?

Rechnungsvordruck Catering & GastronomieKommt es zu Bewirtungsaufwendungen, verlangt das Finanzamt eine Aufstellung, um ermitteln zu können, ob diese Kosten angemessen sind. Generelle Regeln gibt es in diesem Zusammenhang nicht. Stattdessen wird die Angemessenheit von Fall zu Fall separat geprüft. Daher müssen auf der Rechnung detaillierte Angaben zu Getränken und Speisen gemacht werden. Alle Gastronomiebetreiber müssen eine Registrierkasse nutzen, mit denen ein Bon erstellt werden kann, auf dem alle Pflichtangaben aufgeführt werden. Ist der Rechnungsbetrag höher als 250 Euro, muss dieser vom Ersteller mit dem Firmenstempel verifiziert und unterschrieben werden.

Auch der Rechnungsempfänger muss verschiedenen Pflichten nachkommen. So muss er zum Beispiel den Bewirtungsgrund darlegen und auch die Gäste mit Namen vermerken. Es gibt bereits Kassensysteme für den Gastronomiebereich, mit denen Rechnungen ausgedruckt werden können, die bereits alle wichtigen Daten enthalten und den Kunden ermöglichen, die notwendigen Angaben auf der Rückseite des Belegs machen zu können. Wer eine als Gastronomiebetreiber nicht über eine solche Kasse verfügt, der sollte sich eine Rechnungsvorlage herunterladen, die dann ausgefüllt und zusammen mit dem Bon an die Kunden weitergegeben werden kann.

Wer einen Catering-Service anbietet und kein Kassensystem dieser Art nutzen kann, muss seine Rechnung am Computer erstellen. Auch in diesem Fall ist es empfehlenswert, sich eine Rechnungsvorlage herunterzuladen, auf der bereits alle verpflichtenden Angaben enthalten sind. Ebenso müssen dort alle Angaben zu den gelieferten Getränken und Speisen vermerkt sein. Es ist nicht ausreichend, lediglich einen Gesamtbetrag für konsumierte Getränke und Speisen auszuweisen. Die Angaben dazu müssen konkret sein. Das heißt, dass die Getränkemarken genau benannt werden, die Anzahl der Flaschen ebenfalls angegeben und die Preise je Flasche oder je Speise exakt aufgeführt werden müssen.

Was beinhaltet eine Rechnungsvorlage für Catering und Gastronomie?

Rechnungen für betriebliche Bewirtungsaufwendungen werden von den Finanzämtern genau überprüft. Um den Kunden den Umgang mit dem Finanzamt zu erleichtern, dürfen gewisse Pflichtangaben nicht ausgelassen werden. Die Basis dieser Rechnungen ist rechtlich geregelt. Wenn es um die Umsatzsteuer geht, gilt das auch für Kleinunternehmer, die von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit sind. Hier tritt die Kleinunternehmerregelung gemäß Paragraf 19 UStG in Erscheinung.

Die Pflichtangaben der Rechnungsvorlage für Catering und Gastronomie

Zu den Angaben, die auf einer Rechnungsvorlage für Catering und Gastronomie nicht fehlen dürfen, gehören der Name und die Unternehmensbezeichnung sowie die Adresse des Catering- oder Gastronomiebetriebs. Wenn der Rechnungsbetrag 250 Euro übersteigt, muss auch die Steuernummer des Betriebs aufgeführt werden, die die Getränke und Speisen liefert. Außerdem muss eine Rechnungsnummer maschinell erstellt werden. Das Rechnungsdatum muss ebenfalls angegeben werden, zudem auch das Bewirtungsdatum, falls es nicht mit dem Rechnungsdatum identisch ist. Des Weiteren ist die exakte Angabe der Menge und Art der Getränke und Speisen erforderlich. Das Nettoentgelt darf auf der Rechnung nicht fehlen. Hinzu kommt der Umsatzsteuersatz in Prozent und der Betrag dazu, der in Euro ausgewiesen werden muss. Was nicht vorgeschrieben ist, ist die Angabe des Bruttogesamtbetrages, es ist jedoch empfehlenswert, diesen dennoch anzugeben. Bei Rechnungen, die höher sind als 250 Euro, müssen auch Name und Anschrift des Rechnungsempfängers angegeben werden. Diese lassen sich jedoch handschriftlich aufführen.

Wann benötigt wer einen Rechnungsvordruck für Catering und Gastronomie?

Kleinunternehmer, die nicht dazu verpflichtet sind, Umsatzsteuer abzuführen, brauchen die Angaben zu dieser nicht aufzuführen. Sie müssen allerdings darauf hinweisen, dass sie aufgrund des Paragrafen 19 UStG von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit sind. Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag unter 250 Euro können auf der Basis des Paragrafen 33 UStDV verschiedene Erleichterungen gelten. Catering- und Gastronomiebetriebe, die Umsatzsteuer abführen müssen, sind dazu verpflichtet, diese auf der Rechnung auszuweisen. Grundsätzlich müssen jedoch beide Catering- und Gastronomiebetriebe eine solche Rechnungsvorlage nutzen und bereitstellen, wenn Unternehmen Bewirtungsaufwendungen in Bezug auf ihre Angemessenheit beim Finanzamt nachweisen müssen.

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