Wer als Freelancer in die Freiberuflichkeit geht, muss wie jeder andere Selbstständige eine Rechnung für seine Dienstleistungen erstellen. Doch besonders am Anfang können hier einige Fragen aufkommen. Was muss rein? Was ist zu beachten? Mit dem nützlichen Online-Generator klappt das Erstellen einer Rechnung schnell und unkompliziert. Und einmal erstellt, kann die Vorlage bequem per Download in Excel oder Word gespeichert und entsprechend weiterbearbeitet werden.
So gelingt es im Handumdrehen Rechnungen zu erstellen, die sowohl beim Kunden als auch beim Finanzamt gut ankommen.
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Was genau ist eine Rechnungsvorlage für Freelancer?
Freelancer sind alle Selbstständigen, die auf freiberuflicher Ebene agieren. Darunter fallen vor allem die künstlerischen Bereiche. Die Rechnung selbst unterscheidet sich dabei kaum bis gar nicht von der sonstigen Rechnung eines Selbstständigen.
Die Pflichtangaben:
- Name und ggf. Kontaktdaten wie Adresse, Telefon, Mail und Fax des Freelancers
- Steuernummer des Freiberuflers
- Name und komplette Anschrift des Empfängers der Dienstleistung
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Die Art der Dienstleistung, welche erbracht wurde
- Bei Dienstleistungen mit Stundenpensum: Die Anzahl der erbrachten Leistungsstunden
- Datum der Leistungserbringung
- Das Honorar pro Stunde oder das Honorar pro Stück (z.B. bei Artikeln)
- Der Nettoverdienst
- Die Umsatzsteuer (sofern ausgegeben)
- Brottoverdienst
- Terminierung bis wann die entsprechende Zahlung der Rechnung zu erfolgen hat
- Datum, ggf. Ort und Unterschrift
Besonderheit Umsatzsteuer
Bei Freelancern ist es nicht unüblich, dass besonders bei Einstieg in die Selbstständigkeit, die sogenannte Kleinunternehmerregelung angewandt wird. Diese kommt dann zu tragen, wenn im ersten Jahr keine Umsätze von mehr als 22.000 Euro Gewinn und im Folgejahr nicht mehr als 50.000 Euro Gewinn (jeweils Brutto) zu erwarten sind.
In diesem Falle entfällt die Ausweisung der Umsatzsteuer und es wird auch keine entsprechende Vorsteuer geleistet. Wird die Regelung angewandt, muss diese klar und eindeutig auf der Rechnung ausgewiesen werden. Dazu reicht ein einfacher Satz mit entsprechendem Vermerk auf §19 UStG.
Wird diese Regelung nicht genutzt oder kommt nicht in Frage, so muss vor allem auf den richtig verwendeten Steuersatz geachtet werden. So kann sich beispielsweise bei einer redaktionellen Tätigkeit ergeben, dass sowohl eine Umsatzsteuer von 19 % als auch von 7 % verwendet wird. Werden Dienstleistungen erbracht, gilt in der Regel ein Steuersatz von 19 %. Sind diese Dienstleistungen jedoch künstlerischer Natur, so kommt der Steuersatz von 7 % zum Einsatz. So kann beispielsweise ein Redakteur als Freelancer die Dienstleistung einer Artikelprüfung mit 19 % angeben, schreibt er zugleich jedoch noch Artikel, werden diese mit dem verringerten Steuersatz von 7 % berechnet.
Besonderheit Rechnungserstellung
Als Freelancer ist darauf zu achten, dass eine entsprechende Rechnung für erbrachte Leistungen spätestens nach sechs Monaten ausgestellt wird. Geschieht dies nicht, ist die Forderung automatisch verjährt. Bedeutet: Wer das rechtzeitige Ausstellen der Rechnung versäumt, hat keinerlei Anspruch mehr auf Gelder. Hier ist es die reine Kulanz der Geschäftspartner, auf die noch zu hoffen ist.
Ein Zusatz zur Rechnungsnummer
Wie bereits bei den Pflichtangaben aufgeführt, muss jede Rechnung eine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten. Diese kann aus reinen Zahlenfolgen bestehen oder aber aus Kombinationen von Zahlen und Buchstaben. Bei Verwendung von Buchstaben gilt es nur zu beachten, dass diese die Nachvollziehbarkeit der Rechnungsnummer nicht beeinträchtigen. So bieten sich Buchstaben vor allem vor oder nach der Nummernfolge an.
Wer benötigt alles eine Rechnung?
Wenn es um den Nutzen und die Notwendigkeit einer Rechnung bei Freelancern geht, ist die kurze Antwort wohl: alle Beteiligte.
Sowohl der Freelancer selbst als auch der Kunde bzw. Geschäftspartner benötigt die Rechnung, um sich selbst abzusichern. Zudem brauchen beide Parteien sie später für den Nachweis beim Finanzamt.
Der Freelancer selbst ist, wie jeder Selbstständige verpflichtet, Buchhaltung zu führen. Somit werden die Rechnungen benötigt, um Gewinne und Ausgaben entsprechend aufschlüsseln zu können. So kann es später beim Finanzamt zur reibungslosen Bearbeitung kommen, ohne das Risiko auf Schätzungen und mitunter sehr hohe Rückzahlungen.
Zudem dient die Rechnung dem Freiberufler als Beleg für seine erbrachte Leistung und schlüsselt die genauen Summen auf. Durch Angabe einer Zahlungsfälligkeit liegt zudem ein Nachweis vor, der bei Versäumnissen u.ä. zu weiteren Schritten benötigt wird. Denn auf dieser Basis kann die Mahnung und andere rechtliche Schritte erfolgen.
Der Geschäftspartner benötigt die Rechnung ebenfalls fürs Finanzamt und die damit verbundene Steuererklärung. Zudem gibt dieses Dokument ihm den Nachweis in die Hand, welche Dienstleistungen gefordert wurden und bis wann oder in welchem Umfang diese zu leisten waren. Kommt es hier zu Unstimmigkeiten kann auch er seine Rechte gebrauchen und entsprechende Entschädigung, Nacharbeit und dergleichen fordern.
Zuletzt ist die Rechnung des Freelancers relevant für das bereits erwähnte Finanzamt. Durch konforme Angaben erfolgt hier die schnelle Prüfung und es kann zu Rückerstattungen oder Nachzahlungen kommen.