Rechnungsvordruck für eine EU-Lieferung


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Sie wollen eine Rechnung für das Ausland online schreiben, dann verwenden Sie unsere Vorlage. Damit können Sie schnell eine Rechnung für eine innergemeinschaftliche Lieferung an einen Abnehmer mit USt.Id-Nr. schreiben. Unsere Vorlagen enthalten natürlich alle Pflichtangaben und die korrekten Formulierungen. Sie müssen einfach nur Ihre Daten eingeben, erstellen die Rechnung und können Sie dann als Word oder Excel downloaden. Es bietet sich an, die Rechnung zusätzlich als .pdf zu speichern, damit sie im Nachhinein nicht mehr geändert werden kann. Nur so kann sie rechtssicher in digitaler Form aufbewahrt werden.

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Darum brauchen Sie eine bestimmte Rechnungsvorlage für eine Lieferung in die EU

Der Handel innerhalb der EU soll erleichtert werden, das ist eine der Prämissen des Zusammenschlusses der Staaten gewesen. Dazu gehört auch, dass die komplizierten, sich von Land zu Land unterscheidenden Regelungen bezüglich der Umsatzsteuer für die Händler, die miteinander Handel treiben, vereinfacht werden können. In vielen Fällen ist es nämlich so, dass eine innergemeinschaftliche Lieferung umsatzsteuerfrei erfolgen kann. Das erleichtert den Handel und die Abrechnung ungemein und spart Zeit und Geld bei der Steuer. Eine umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung, bei der dennoch die Vorsteuer zurückgefordert werden kann, liegt in folgenden Fällen vor:

  1. Die Ware ist tatsächlich in einen anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union gelangt. Sie wurde also verschickt oder persönlich übergeben.
  2. Der Kunde, der die Waren bekommen hart, ist ebenfalls ein Unternehmer und hat eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Derjenige, der die Rechnung ausstellt, muss sich unbedingt davon überzeugen, dass die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer seines Kunden korrekt ist. Sollte das nicht der Fall sein und er stellt eine entsprechende Rechnung aus, haftet er später selbst für die Umsatzsteuer und muss diese nachzahlen. Für die Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer genügt ein kleiner Klick auf die Seiten des Bundeszentralamts für Steuern, das hierfür ein spezielles Online-Verfahren eingerichtet hat.
  3. Der Kunde muss die Ware zu gewerblichen Zwecken, also für sein Unternehmen erworben haben. Handelt es sich um einen privaten Verkauf, dann ist das Ausstellen einer solchen Rechnung nicht möglich. Nun kann man nicht wissen, zu welchem Zweck jemand anderes etwas kauft, doch durch die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann von einem gewerblichen Kauf ausgegangen werden.
  4. Der Kunde, der die Ware kauft, muss in seinem Land umsatzsteuerpflichtig sein. Das bedeutet, dass er die sogenannte Erwerbsbesteuerung durchführen muss. Auch darauf weist die Angabe der Ust-ID eindeutig hin, sodass man als Lieferant nicht separat nachfragen muss.

Diese vier Prämissen sind die Voraussetzung für eine umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung aufgrund von §§ 4 Nr. 1 Buchstabe b und 6a UStG sowie die §§ 17a bis 17 c UStDV.

Welche Anforderungen müssen beachtet werden, um eine solche Rechnung ausstellen zu können?

Als Lieferant müssen Sie nachweisen können, dass die Ware tatsächlich über die Grenze gelangt ist. Das kann anhand eines Paketlieferscheins schnell passieren, den ein Postbote oder ein Spediteur ausstellt. Bei der Lieferung gibt es in der Regel ein lückenloses Tracking, das als nachwies genügt. Bei der persönlichen Übergabe benötigt man eine Gelangensbestätigung als belegmäßigen Nachweis. Hierfür gibt es bestimmte Vordrucke, welche von der Industrie- und Handelskammer zum Download bereitgestellt werden. Diese Bestätigung muss zusammen mit der Rechnung zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Keine Regel ohne Ausnahme: Bei Waren mit einem Wert bis 500 Euro genügt es, wenn die Bestellung der Ware schriftlich oder in elektronischer Form erfolgt ist und der Zahlungseingang des Kaufpreises nachgewiesen werden kann. Eine telefonische Bestellung kommt dafür also nicht infrage.

Sie sehen, eine Rechnung für die EU zu schreiben gelingt mit unseren Vorlagen ganz leicht, was die anschließende Buchhaltung betrifft, sieht die Sache schon anders aus. Hier müssen viele Dinge beachtet werden, die man am besten mit seinem Steuerberater bespricht. In jedem Fall müssen auch die bei uns erstellten Rechnungen sorgfältig aufbewahrt werden.