Vordruck Zahlungserinnerung/Mahnung offene Rechnung


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Wenn der Schuldner seiner Zahlung nicht nachkommt, hilft oftmals eine Zahlungserinnerung, um ihn auf seine Zahlungspflicht hinzuweisen. Eine Vorlage dafür finden Sie hier als Download, wahlweise als Excel- oder Word-Datei.

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Wie der Begriff bereits vermuten lässt, handelt es sich hierbei um eine Erinnerung an eine offene Forderung und um eine gleichzeitige Aufforderung zur Zahlung. Eine Zahlungserinnerung wird häufig auch als Mahnung bezeichnet. Der Gläubiger räumt dem Schuldner zunächst eine Zahlungsfrist ein. Verstreicht diese Frist ohne Zahlung, kann der Gläubiger den Schuldner schriftlich an die ausstehende Forderung erinnern. Das geschieht durch ein entsprechendes Mahnschreiben bzw. durch eine Zahlungserinnerung, in der erneut eine Frist gesetzt wird.

 

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Kostenloser Rechnungsvordruck ZahlungserinnerungVorlage für Zahlungserinnerung

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Grundlegendes zur Zahlungserinnerung

Zahlungserinnerung schreibenEine Zahlungserinnerung oder Mahnung kann jeder Gläubiger selbst ohne Anwalt verfassen. Eine bestimmte Form ist hierfür nicht erforderlich, solange alle Pflichtangaben enthalten sind. In der Regel erfolgt die Mahnung aber schriftlich. Damit die Zahlungserinnerung gültig wird, muss der Empfänger, also der Schuldner, sie in Empfang nehmen. Zudem muss die Fälligkeit zum Begleichen der Schuld bereits verstrichen sein. Grundsätzlich sollte die Mahnung immer per Einschreiben versendet oder persönlich mit Empfangsbestätigung überreicht werden, um den tatsächlichen Empfang der Mahnung durch den Schuldner nachweisen zu können.

Welche Angaben sind in einer Zahlungserinnerung erforderlich?

Damit eine Mahnung auch tatsächlich rechtskräftig ist, müssen einige Angaben darin enthalten sein.

1. Unmissverständliche Aufforderung zur Zahlung
Es muss klar erkennbar sein, dass es sich bei der Zahlungserinnerung um eine Aufforderung zur Zahlung handelt. Häufig wird daher bereits “Mahnung” oder “Zahlungserinnerung” im Titel erwähnt. Die geläufige Angabe “Mahnung” ist aber kein Muss, “Zahlungserinnerung” ist ebenso gültig. Wichtig ist nur, dass es sich eindeutig um eine Aufforderung handelt und nicht beispielsweise um eine “Bitte um Zahlung”. “Ich bitte um Zahlung bis zum 1.01.2021” wäre damit keine Formulierung für eine Mahnung. “Der Betrag x ist bis zum 1.01.2021 zu begleichen” hingegen ist eine deutliche Zahlungsaufforderung.

2. Angabe zu Frist und Verzug
In einer Zahlungserinnerung wird immer eine Frist zur Begleichung der Forderung eingeräumt. Gängig ist eine Zahlungsfrist von 7 Tagen nach Erhalt des Schreibens. Geben Sie jedoch stets eine Frist mit Datum an, um Missverständnisse zu vermeiden. Darüber hinaus muss eine Mahnung den Hinweis auf den Verzug beinhalten. Der Verzug tritt ein, wenn die Zahlungsfrist ohne Begleichung der Schuld verstrichen ist. Stichtag ist hier das genannte Datum oder der Empfang der Zahlungserinnerung.

3. Wofür wird angemahnt
Eine weitere Pflichtangabe ist natürlich der genaue Betrag und dessen Herkunft (Dienstleistung, Kauf eines Produktes, Rückforderung einer Mietkaution, Rücklastschrift etc.). Es ist also anzugeben, warum die offene Forderung besteht. Zudem muss der genaue Betrag incl. Währungsangabe ausgewiesen sein.

4. Kosten für Mahnung zurückfordern
Der Gläubiger kann für das Übersenden der Mahnung einen zusätzlichen Betrag vom Schuldner einfordern, eine Pflicht besteht aber nicht. Wichtig zu wissen ist hier: “Gebühren” darf ein privater oder gewerblicher Gläubiger nicht erheben. Das Wort “Mahngebühren” sollte also unbedingt vermieden werden. Der Gläubiger kann aber zum Beispiel die Kosten für das Einschreiben in Rechnung stellen und diese etwa als “Portokosten” deklarieren. In diesem Fall müssen Sie den ursprünglichen Forderungsbetrag und die Portokosten jedoch einzeln auflisten sowie die neue Gesamtforderung eindeutig angeben.

5. Zahlungserinnerung und Rechnung in Einem
Eine Zahlungserinnerung kann mit der Rechnung zusammen erfolgen. Das ist zum Beispiel bei Vereinbarung von einer Ratenzahlung der Fall oder bei Aushändigung einer Rechnung, die sofort zu begleichen ist. Wichtig: Für eine Rechnung incl. Zahlungserinnerung dürfen keine Zusatzkosten verlangt werden.

6. Mehrere Zahlungserinnerungen?
Es gibt Gläubiger, die ihren Schuldnern mehrere Zahlungsfristen einräumen, etwa in Form von 3 Mahnungen. Das ist aber freiwillig. Verzug tritt bereits bei Verstreichen der ersten Zahlungserinnerung ein, womit weitere, juristische Schritte eingeleitet werden können.

Zahlungserinnerungen bei fast allen Geldgeschäften möglich

Eine Mahnung oder Zahlungserinnerung ist immer dann erforderlich, wenn der Schuldner seiner Zahlungspflicht nicht rechtzeitig nachkommt. Sie ist also bei allen Geldgeschäften möglich. Das kann beispielsweise ein nicht beglichener Rechnungsbetrag sein, ebenso auch durch eine Rücklastschrift oder durch die Rückhaltung einer Mietkaution, obwohl die Mieter bereits ausgezogen sind und die First zur Rückzahlung bereits verstrichen ist. Die Gründe für eine Zahlungserinnerung sind also sehr vielfältig und können private Personen genauso betreffen wie Unternehmen.

Der erste Schritt, um eine ausstehende Zahlung einzufordern, sollte stets eine Zahlungserinnerung darstellen. Das ist einfach selbst zu erledigen und verursacht keine Anwaltskosten. Zudem ist es der einfachste Weg, möglicherweise zeitnah das Geld zu erhalten. Oft sehen sich die Schuldner nach Erhalt einer Mahnung in der Pflicht, schnell den Betrag zu zahlen, um weitere Schritte zu vermeiden.