Die Globalisierung fordert Unternehmer immer mehr auf, entsprechend international zu agieren. Werden Rechnungen an Kunden gestellt, die sich im Ausland befinden, kommt man daher kaum noch um die englische Sprache herum.

Die dominante Sprache des Welthandels wird so auch zunehmend bei Rechnungen interessant und nötig. Dank des Online-Generators können aber einfach und leicht verständlich Rechnungsvorlagen auf Englisch erstellt und anschließend bequem per Word oder Excel gespeichert werden. So gelingt es auch bei Unsicherheiten in der englischen Sprache, eine Rechnung konform auszustellen.

 

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Was ist eine Rechnung in Englisch?

Die Rechnung in englischer Sprache unterscheidet sich in ihrer Aufstellung kaum von der deutschen Variante. Die englische Schreibweise birgt schlicht den Vorteil, dass auch ausländische Kunden die Kostenaufstellung einfach und verständlich nachvollziehen können und es somit zu weniger Problemen und Nachfragen zur Rechnung kommt. Durch die erleichterte Kommunikation werden die entsprechenden Dokumente oder Belege schlicht verständlicher und erleichtern damit das Agieren am globalisierten Markt.

Worauf ist bei einer englischen Rechnung zu achten und welche Besonderheiten gibt es?

Rechnung auf EnglischWie auch im Deutschen, folgt die Kostenaufstellung im Englischen strengen Regelungen. Der grundlegende Aufbau bleibt dabei wie bei der deutschen Variante zu großen Teilen immer gleich. Zu beachten ist hierbei nur die grammatikalisch korrekte Schreibweise der englischen Begriffe, um die Verständlichkeit aufrecht zu erhalten.

Dabei werden folgende Begriffe für die Pflichtangaben der englischen Rechnung verwendet:

Personal information: Hierbei handelt es sich um Namen und Anschrift des Dienstleisters bzw. Verkäufers. Kontaktdaten wie Telefon, Mail und Fax können hier ebenfalls angegeben werden. Diese Informationen werden bei der Rechnung selbst bevorzugt in der Kopfzeile hinterlegt.

Customer information: Darunter werden (Firmen-)Name und Adresse des Kunden bzw. Dienstleistungsnehmers zusammengefasst. Auch diese Informationen sind bei englischen Rechnungsvorlagen zumeist in der Kopfzeile untergebracht.

VAT number / EU VAT number: Die VAT kommt der deutschen Umsatzsteuer-ID gleich. So reicht diese für Kunden im Inland aus, um den Unternehmer bzw. das handelnde Unternehmen steuerrechtlich identifizieren zu können. Geht die Rechnung selbst ins Ausland, muss neben der (EU) VAT number bei Beträgen über 10.000 Euro zudem die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers angegeben werden.

Invoice number: Die Rechnungsnummer. Diese ist wie auch bei deutschen Rechnungen forttlaufend.

Invoice date: Das Rechnungsdatum

Delivery date: Das Datum bzw. der Zeitraum in der die Ware geliefert wird oder die in Rechnung gestellte Dienstleistung erbracht wird. Dieses Datum muss dabei nicht zwingend mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen.

Product description: Die Beschreibung des verkauften Produkts bzw. Art der Dienstleistung

Product price: Die Kosten, welche sich ergeben und sich dabei folgendermaßen zusammensetzen:

  • subtotal without VAT (Netto)
  • VAT (Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag)
  • total (Brutto)
  • Besonderheit Umsatzsteuer

Geht die englische Rechnung nach Deutschland, so unterliegt die Umsatzsteuer der Umsatzsteuerpflicht. Sie wird also wie gewohnt ans Finanzamt in Vorleistung abgeführt.
Beim EU-Ausland hingegen bleibt die Rechnung in der Regel steuerfrei und es wird das Reverse-Charge-Verfahren angewendet. DIes bedeutet, dass sie Steuerpflicht auf den Käufer bzw. Inanspruchnehmer der Dienstleistungen übergeht und dieser damit in seinem Land den entsprechenden Steuersatz an sein Finanzamt abzuführen hat. Dieses Verfahren kann nur dann nicht angewandt werden, wenn der Kunde selbst als Kleinunternehmer agiert oder als private Person einen Kauf tätigt.

Besonderheit Proforma-Rechnung

Ebenfalls in englischer Sprache ausgestellt, ist dieser Beleg keine Rechnung im typischen Sinne. Sie fordert den Empfänger nicht zu einer Zahlung auf, sondern kommt zumeist zum Einsatz, wenn Exportgeschäfte ins EU-Ausland getätigt werden. Hier dienen sie dem Zoll als Grundlage zur Ermittlung des tatsächlichen Kaufpreises. Sie werden genutzt für:

  •  In- und Exporte im EU-Ausland
  •  Lieferungen und Leistungen auf Vorkasse (Zahlungsbeleg)
  •  Mustersendung
  •  Warentausch
  •  Ersatzteillieferungen und
  •  Spenden

Wem nützt und wer benötigt eine Rechnung auf Englisch?

Die englische Rechnung unterscheidet sich in ihrem Nutzen nicht von der deutschen Variante. Auch in englischer Sprache verfasste Dokumente sind vor allem für das jeweilig zuständige Finanzamt von Interesse.

So wird auch die englischsprachige Rechnung bei der entsprechenden Steuerprüfung als Beleg herangezogen werden. Durch die Einhaltung der Pflichtangaben ist hierbei die Zuordnung vereinfacht und kann zur schnellen und korrekten Bearbeitung beitragen. Zudem ist in der Rechnung die Summe dokumentiert, die der Käufer zu zahlen hat, nebst entsprechendem Datum. So können bei Versäumnissen Mahnungen erstellt oder rechtliche Schritte eingeleitet werden.

Der Kunde selbst benötigt die Rechnung natürlich ebenfalls für die Steuer. Dabei geht es vor allem darum, welche Beträge entsprechend abgesetzt werden können. Zudem wird die Rechnung benötigt, wenn es zu Problemen bei der erworbenen Ware oder der Dienstleistung kommt. Somit lässt sich belegen, für was gezahlt wurde und in wiefern Ersatz- und Schadensansprüche gelten.

Zuletzt können Rechnungen – besonders die englische Proformarechnung die Abwicklung beim Zoll erleichtern und ermöglicht das einfache Senden von Ersatzware u.ä. ins EU-Ausland oder an Drittländer.

 

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