Vordruck Mahnung online erstellen

Welcher Unternehmer kennt das nicht? Die Dienstleistung ist erbracht, trotzdem lässt das Geld auf sich warten! Wenn auch nicht die Regel, so ist es doch immer ärgerlich, denn es droht zusätzliche Arbeit und Mahnungen sind zu verschicken. Wie aber muss solch ein Schreiben aussehen? Von unserem Onlinegenerator hat jeder die Möglichkeit, sich die Vorlage herunterzuladen.

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Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung ist im Grunde nichts anderes als die Aufforderung, eine erbrachte Leistung zu bezahlen. Welche Art Leistung das war, ist in dem Zusammenhang egal. Es kann ein Warenkauf sein, eine Dienstleistung oder die Kombination von beiden, wie etwa die Reparatur eines Kraftfahrzeuges. In all diesen Fällen stellt der Leistungserbringer (Gläubiger) seinem Kunden eine Rechnung, die zu einem bestimmten Termin fällig wird. Kauft jemand ein Produkt, tritt das häufig sofort ein, nimmt er eine Dienstleistung in Anspruch in der Regel nach Ablauf einer festgelegten Frist. Zahlt der Schuldner nicht, gerät er, wie Juristen sagen, in Verzug. In diesem Fall mahnt ihn der Gläubiger, setzt ihm einen neuen Zahlungstermin und kann dem Schuldner nun sämtliche Verzugskosten, also Mahn- und Anwaltskosten sowie entgangene Zinsen, in Rechnung stellen. Dies sollte er schriftlich, in entsprechender Form tun.

Wer braucht wann eine Mahnung?

Wann und wer eine Mahnung braucht, dazu existieren keine gesetzlichen Vorschriften. Fakt ist lediglich, dass jeder Gläubiger gut beraten ist, Mahnschreiben zu verschicken, will er von säumigen Kunden Geld bekommen. Macht er das nicht, war seine Rechnung zwar fällig, um deren Bezahlung wird sich jedoch niemand kümmern. Nur er selbst kann das tun! Bleibt die Frage, ab wann sollte er mahnen? Die Antwort lautet: nicht zu schnell, anschließend aber konsequent und zügig. Konkret bedeutet das, sein Kunde hat nach Rechnungsstellung in der Regel 8 bis 14 Tage Zeit, die geforderte Summe zu begleichen. Versäumt er die Frist, könnte binnen weiterer 14 Tage die erste Mahnung erfolgen. Diese nützt oftmals nicht allein dem Gläubiger, sondern ebenso dem Kunden. Sie schützt ihn vor negativen Folgen seines Verzuges. Die meisten von ihnen haben nämlich die Rechnung nur verlegt oder schlichtweg vergessen, sie zu bezahlen. Sie gleichen ihr Schuldkonto nach der Mahnung umgehend aus.

Was macht Mahnungen so besonders?

Das Besondere an einer Mahnung besteht darin, dass weder der Gesetzgeber noch eine Behörde dem Gläubiger vorschreibt, wie er zu mahnen hat. Es liegt voll und ganz bei ihm, ob und wie er davon Gebrauch macht. Zudem ist sie an keine Form gebunden. Der Gläubiger darf eine Mahnung sogar mündlich aussprechen. Letzteres ist jedoch weniger empfehlenswert, da sie in diesem Fall bei einem späteren gerichtlichen Mahnverfahren mangels Beweisen kaum in die Waagschale geworfen werden kann. Erst ab nachgewiesenem Zugang gerät der Schuldner in weiteren Verzug. Wirksam wird eine Mahnung allerdings nur, wenn der Gläubiger sie nach der Fälligkeit ausspricht. Ausgenommen sind Forderungen, die sich auf zukünftige Raten aus Dauerschuldverhältnissen sowie Unterhaltsleistungen beziehen. Schuldner sollten Mahnungen übrigens selbst dann ernst nehmen, wenn keine Folgen angedroht und Fristen gesetzt sind. Auch hier hat der Gläubiger freie Hand.

Was sollte eine Mahnung allgemein beinhalten?

Da dem Gläubiger überlassen ist, ob beziehungsweise wie er eine Mahnung ausspricht, kann deren Inhalt nur empfohlenen Standards folgen. Deutlich jedenfalls sollte aus ihr hervorgehen, dass es sich tatsächlich um eine Mahnung handelt. Obwohl dieses Wort nicht einmal vorzukommen braucht, muss der Schuldner sie als solche klar erkennen. Eine höfliche Anfrage, beispielsweise wann er gedenkt seine Schuld zu begleichen, hat keinen Wert. Der Gläubiger hat dem Schuldner eindeutig mitzuteilen, dass die Zahlung bisher nicht eingegangen ist und ihn unmissverständlich zur Deckung des Kontos aufzufordern. Während dabei die erste Mahnung noch freundlich als ‚Zahlungserinnerung‘ verschickt werden kann, sollte die Zweite schon strenger abgefasst sein. In ihr könnte der Gläubiger auf künftige Kosten und Konsequenzen hinweisen, gleichzeitig aber Entgegenkommen in Form von Aufschub oder Raten signalisieren. Reagiert der Schuldner danach immer noch nicht, darf es in der dritten Mahnung ruhig kompromissloser und härter zugehen. Unverblümt sollte der Gläubiger ihm das Einschalten eines Inkassobüros, ein gerichtliches Mahnverfahren und einen negativen Schufa-Eintrag androhen.

Welche Angaben dürfen in einer Mahnung keinesfalls fehlen?

Um das Ziel einer Mahnung zu erreichen, bedarf es exakter Angaben. Sie dürfen zu keinerlei Missverständnissen führen und müssen folgende Punkte beinhalten:

• das aktuelle Datum
• das Rechnungsdatum
• die Rechnungs- und Kundennummer
• die gelieferte Ware bzw. Leistung
• den offenen Betrag
• den neuen Zahlungstermin mit bezifferten Tagesangaben oder konkretem Datum,
• die Mahngebühren und die Bankverbindung des Gläubigers, ggf. auch seine die Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer.
• Bezüglich der Mahngebühren gibt es ebenfalls keine bindenden Festlegungen. Sie sollten das Porto und eine kleine Aufwandsentschädigung enthalten. Bei der ersten Mahnung könnten es 2 bis 5 Euro, bei der Zweiten 5 bis 7 Euro und bei der dritten Mahnung 7 bis 10 Euro sein.