Rechnungsvordruck in Excel

Für Start-ups, Kleinunternehmer und Freiberufler ist eine spezielle Buchhaltungssoftware häufig überdimensioniert und rechnet sich nicht. Um trotzdem rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, ist ein professionell erstellter Rechnungsvordruck entsprechend der GoBD die optimale Lösung. Der Vorteil: Er enthält alle erforderlichen Elemente und bietet zugleich ausreichend Gestaltungsfreiraum für ein persönliches Design mit Wiedererkennungswert.

Auf unserer Seite finden Sie eine Auswahl kostenloser Vorlagen für verschiedene Verwendungen – mit und ohne Umsatzsteuer. Für jede Variante können Sie zwischen einer Version in Word und in Excel wählen. Dabei bietet sich gerade das Kalkulationsprogramm Excel als Rechnungsvordruck an. Die erstellten Rechnungen präsentieren sich in der Druckansicht – also optisch – nicht weniger ansprechend als ein Worddokument. Jedoch bietet Excel im Vergleich zu einem reinen Textverarbeitungsprogramm entscheidende Vorteile.

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Rechnungsvordruck für Anfänger und Excelprofis gleichermaßen geeignet

Der Rechnungsvordruck in der hinterlegten Form ist selbsterklärend. Alle relevanten Formeln sind angelegt und im Hintergrund aktiv. Alles, was Sie noch tun müssen, ist die Mustervorlage zu personalisieren und anschließend als Ihren persönlichen Rechnungsvordruck zu speichern.
Für Fortgeschrittene ergibt sich die Chance, zusätzliche Optionen zu nutzen und somit die Prozesse weiter zu vereinfachen und zu beschleunigen.

 

Rechnung online schreiben

So schreibt man in Excel eine Rechnung

Rechnungsvordruck mit Funktion eines Taschenrechners

Sobald Sie den ersten Einzelpreis in den Rechnungsvordruck eintragen, wirft Excel Ihnen dank der Summenformel den Rechnungsbetrag aus. Das heißt, alle Positionen der Rechnung werden automatisch aufaddiert. Gerade für den Fall, dass Sie eine Position streichen oder hinzufügen möchten, eine praktische Lösung. Auch können Sie einzelne Werte gutschreiben, indem Sie den Preis als negative Zahl angeben. So können für einen Onlineshop beispielsweise Retouren mit gelieferten Waren fehlerfrei verrechnet werden. Rabattaktionen lassen sich auf diese Weise ebenso einfach umsetzten.
Grundsätzlich müssen Sie in Excel keine Zwischenrechnungen durchführen, so lange Sie entsprechende Formeln hinterlegen. Für den Hauptteil im Rechnungsvordruck reduzieren sich die benötigten Formeln auf eine Grundform: =SUMME(Rechenweg). Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, das Rechnungsdatum mit der Formel =HEUTE() auf das aktuelle Tagesdatum einzustellen. Dies ist über die Autotextfunktion auch in Word möglich. Was Word allerdings nicht kann, ist das Fälligkeitsdatum auf Basis des Rechnungsdatums zu ermitteln. Dabei ist ein konkretes Datum nicht nur eindrücklicher, sondern auch komfortabler für Ihre Kunden. Excel vermag hierbei zwischen Werk- und Kalendertagen zu unterscheiden. Unter dem Suchbegriff “Excel Formel Datum plus Tage” werden Sie im Netz zu diesem Thema fündig.

Excel eignet sich ebenso für die Texteingabe und hat ein “Gedächtnis”

Anders als die Bezeichnung Kalkulationsprogramm vermuten lässt, ist Excel hervorragend geeignet für die Eingabe auch längerer Textpassagen. Sie können nahezu beliebig viel Text in eine Zelle schreiben. Zeilenumbrüche innerhalb einer Zelle lassen sich mit der Tastenkombination ALT+EINGABETASTE realisieren. Auf diese Weise ist es Ihnen möglich, auch längere Positionsbeschreibungen im vorgesehen Feld unterzubringen. Vor diesem Hintergrund ist also eine große Menge an zu schreibendem Text kein Grund, sich gegen einen Rechnungsvordruck in Excel zu entscheiden. Und auch in Bezug auf die Texterfassung hat Excel gegenüber Word einen nicht zu unterschätzenden Vorteil zu bieten. Excel erkennt Wörter, die bereits innerhalb eines Tabellenblattes geschrieben wurden. Wenn sich also in Ihrer Rechnung Bezeichnungen wiederholen, schlägt Excel das entsprechende Wort nach wenigen geschriebenen Buchstaben vor. Somit sparen Sie Zeit und vermeiden Schreibfehler.

Rechnungsvordruck in eine Excelmappe integrieren

Wer sich bereits gut mit Excel auskennt, wird schnell noch weitere Vorteile entdecken – gerade dann, wenn verschiedene Artikel oder Dienstleistungen angeboten werden.
Excel ermöglicht es, Ihre Rechnungsvorlage als Tabellenblatt in eine Excelmappe zu integrieren. Ein Tabellenblatt ist vergleichbar mit einer Seite in Word. Mit dem Unterschied, dass ein Tabellenblatt ungleich mehr Inhalt aufnehmen kann als eine Word-Seite. Innerhalb einer Mappe können Sie Beziehungen zwischen den einzelnen Tabellenblättern herstellen. Beispielsweise zwischen Preisliste, den Kundenstammdaten und der Rechnung. Dieses Vorgehen vereinfacht die Eingabe, spart Zeit und bildet die Grundlage für aussagekräftige Statistiken, die wiederum für Erleichterung sorgen bei steuerlichen Themen.

Fazit – abschließende Bemerkungen

Der Rechnungsvordruck in Excel steht der Wordversion in nichts nach. Im Gegenteil: Er eröffnet vielfältige Möglichkeiten. Somit ist die Entscheidung zwischen Word und Excel mehr als eine Frage des Geschmacks oder der Gewohnheit.

Wie auch immer Sie Ihre Rechnung gestalten, für das Einhalten der GoBD ist entscheidend, dass eine nicht veränderbare Fassung gespeichert wird. Eine zusätzliche PDF-Datei ist für das Finanzamt ausreichend. Wichtig ist nur, dass diese Version mit der Rechnung übereinstimmt, die der Kunde erhalten hat. Eine reine Papierablage ist zwar nicht mehr zeitgemäß, wird jedoch weiterhin von den Steuerbehörden akzeptiert.