Barzahlungen sind unkompliziert und im Geschäftsalltag durchaus beliebt. Um dabei den rechtlichen Anforderungen Genüge zu leisten, müssen die entsprechenden Rechnungen gesetzlichen Standards genügen. Hier hilft unser Onlinegenerator, eine passende Vorlage (für Word oder Excel) zu erstellen und runterzuladen.
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Was ist eine Rechnungsvorlage für eine Barzahlung?
Jede geschäftliche Barzahlung muss dokumentiert werden. Zudem benötigt die Gegenseite eines Geschäftes einen Nachweis, dass das Geld geflossen ist. Kann dies im bargeldlosen Verkehr selbst ohne Rechnung im Nachhinein meist noch nachvollzogen werden, ist dies beim Bargeschäft ohne eine Rechnung fast unmöglich. Hierbei fungiert die Rechnung bei Barzahlung gleichzeitig als Quittung. Somit kann diese – notfalls oder wenn anderweitig nicht möglich – auch handschriftlich ausgestellt werden.
Besonderheiten des Rechnungsvordrucks für eine Barzahlung
Die Vorlage dokumentiert im Unternehmeralltag genutzt eine geleistete Barzahlung. Damit ist sie vergleichbar mit einem Kontoauszug, welcher eine Überweisung bestätigt. Gesetzlich ist der unternehmerisch Tätige bei einer Barzahlung verpflichtet, auf Nachfrage laut § 363 des BGB eine Quittung auszustellen. Somit fungiert die Barzahlungsvorlage gleichzeitig auch als Quittungsbelegvordruck.
Wichtiger Hinweis: Zur „Rechnung“ im Sinne des Gesetzes wird eine Quittung dann, wenn alle Pflichtangaben vorhanden sind. Ein Kassenbon erfüllt somit die Funktion einer Rechnung meist nicht. Eine Barzahlungsrechnung hingegen ist immer automatisch auch als Quittung nutzbar.
Die Vorlage hilft dabei, beim handschriftlichen Ausfüllen Fehler zu vermeiden (z.B. Vergessen von Pflichtangaben). Hintergrund ist, dass fehlerhaft ausgestellte Barzahlungsrechnungen bzw. -quittungen insbesondere die Vorsteuerabzugsfähigkeit gefährden können. Deswegen sind „pauschale Vorlagen“ nicht zu empfehlen, da Zusätze wie „enthält 19% MwSt.“ z.B. bei einer Steuerbefreiung des Ausstellers zu unschönen Überraschungen führen können. Hier leistet eine angepasste Vorlage Abhilfe.
Ein weiterer, nützlicher Vorteil der Barzahlungsvorlage ist, dass der unternehmerisch Tätige reine Betriebsausgaben bei Verlust des ursprünglichen Barbeleges dennoch nachträglich dokumentieren kann. Hierzu wird die Vorlage als sog. Eigenbeleg ohne Ausweis jeglicher Umsatzsteuern geltend gemacht. Dazu muss unbedingt auf der Rechnung der Vermerk „Eigenbeleg“ mitsamt Datum und Unterschrift erfolgen. Dadurch trägt der Gesetzgeber dem Fakt Rechnung, dass es ein unverhältnismäßiger Aufwand wäre, wegen eines fehlenden Beleges bei einer geringen Summe aufwändige Suchaktionen im Betrieb zu starten. Allerdings darf diese Möglichkeit nicht überstrapaziert werden, da sonst der Sachbearbeiter im Finanzamt betrügerische Absichten unterstellen könnte.
Was beinhaltet ein Rechnungsvordruck für eine Barzahlung?
Neben Adresse und Name des Rechnungsstellers sowie Empfängers, muss die Rechnung mit einem Datum und einer Rechnungsnummer (für die eindeutige Zuordnung) versehen sein. Zudem müssen die Steuernummer des Rechnungsstellers und das Leistungsdatum sowie die Art der Leistung ersichtlich sein.
Pflichtangaben der Rechnungsvorlage für eine Barzahlung
Zu den Mindestangaben zählen neben den schon erwähnten Punkten der Ausweis des Netto-, Brutto- und Steuerbetrages. Beträge unter 250 EUR können auf einen Detailausweis der Steuer verzichten. Damit die Barzahlungsrechnung rechtlich vollumfänglich auch als Quittung akzeptiert wird, muss ein entsprechender Vermerk (z.B. per Firmenstempel mit dem Zusatz „bezahlt“ oder handschriftlich ergänzt – alternativ per passender Formulierung wie „Betrag dankend in bar erhalten“) über die erfolgte Zahlung vorhanden sein.
Wann benötigt wer eine Rechnungsvorlage für eine Barzahlung?
Der Aussteller kann einerseits die Rechnungsvorlage nutzen, um (wie weiter oben schon erwähnt) per Eigenbeleg einen verloren gegangenen Barbeleg bzw. eine Barquittung doch noch buchhalterisch ordnungsgemäß (nach-)buchen zu können. Zudem kann der Barzahlende die Rechnung als „Beweis“ (=Quittung) nutzen, dass er die empfangene Leistung wirklich bezahlt hat. Gleichzeitig dient ihm dies als Nachweis gegenüber dem Finanzamt. Selbige Funktion erfüllt die Barzahlungsrechnung auch für den Ersteller. In Einzelfällen kann es zudem nützlich sein, entsprechen Barzahlungsrechnungen als Nachweise gegenüber sonstigen Behörden und Institutionen vorlegen zu können. So können beispielsweise Landwirte die entsprechenden Nachweise aus dem Hofverkauf gegenüber der eigenen Genossenschaft und/oder dem landwirtschaftlichen Sozialversicherungsträger geltend machen.
Zu guter Letzt oft gerne übersehen: Der Barzahlungsbeleg dient am Ende eines Geschäftstages vielen Unternehmern als „Gegenprüfinstrument“ für die Tageskassenabrechnung.