Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die Ihr Betrieb von einer anderen Firma für Ware oder Arbeit erhält. Bis Sie zahlen, ist sie eine offene Schuld.

Die ausgewiesene Steuer ziehen Sie nur ab, wenn die Rechnung nach §§ 14, 14a UStG ausgestellt ist. Prüfen Sie sie deshalb, bevor Sie zahlen.

Alle Angaben gelten nach deutschem Recht.

Was ist eine Eingangsrechnung?

Eingangsrechnung ist ein Begriff aus der Buchhaltungspraxis. Gemeint ist jede Rechnung, die bei Ihnen eingeht, weil Sie bei einem Lieferanten gekauft oder einen Dienstleister beauftragt haben.

Definition der Eingangsrechnung

Nach § 14 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes ist eine Rechnung jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder eine andere Leistung abgerechnet wird. Welche Bezeichnung das Schreiben trägt, spielt keine Rolle.

Das Umsatzsteuergesetz selbst spricht von erhaltenen Rechnungen.

Die GoBD, die Buchführungsregeln der Finanzverwaltung, sprechen von eingehenden Rechnungen und nennen Eingangsrechnungen als Beispiel für Fremdbelege.

Debitor oder Kreditor?

Ein Lieferant, dem Sie aus einer Rechnung noch Geld schulden, ist in Ihrer Buchhaltung ein Kreditor.

Debitoren sind dagegen Kunden, gegen die Sie offene Forderungen haben.

In der Bilanz stehen solche Schulden als Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen auf der Passivseite (§ 266 HGB).

Wie sieht eine Eingangsrechnung aus?

Äußerlich gleicht eine Eingangsrechnung Ihren eigenen Rechnungen. Sie trägt dieselben Pflichtangaben nach § 14 UStG.

Dazu gehören zum Beispiel Ihr Name und Ihre Anschrift als Kunde sowie das Ausstellungsdatum. Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag dürfen nach § 33 UStDV weniger Angaben enthalten.

Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung: der Unterschied

Der Unterschied liegt darin, wer die Rechnung ausstellt.

Eine Eingangsrechnung erhalten Sie von einem anderen Betrieb. Eine Ausgangsrechnung stellen Sie selbst an Ihre Kunden aus.

Merkmal Eingangsrechnung Ausgangsrechnung
Wer stellt sie aus? ein anderer Betrieb Ihr Betrieb
Was entsteht? eine Schuld gegenüber dem Kreditor ein offener Posten beim Debitor

Auf die Gestaltung einer Eingangsrechnung haben Sie im Allgemeinen keinen Einfluss.

Pflichtangaben prüfen: was in der Eingangsrechnung stehen muss

§ 14 Absatz 4 UStG nennt zehn Pflichtangaben. Das sind:

  1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Betriebs und des Rechnungsempfängers
  2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Betriebs
  3. Ausstellungsdatum
  4. fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
  5. Menge und Art der Ware (handelsübliche Bezeichnung) oder Umfang und Art der Leistung
  6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
  7. Nettopreis (Entgelt), aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung
  8. Steuersatz und Höhe der Steuer oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
  9. in bestimmten Fällen ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden
  10. bei Gutschriften die Angabe Gutschrift

Mehr zu jedem Punkt steht im Ratgeber zu den Pflichtangaben einer Rechnung.

Unrichtige Angaben kosten Sie grundsätzlich den Abzug der Steuer aus dieser Rechnung.

Rechnungen bis 250 Euro

Welche Angaben bei Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag genügen, regelt § 33 UStDV. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber zur Kleinbetragsrechnung.

Die Steuer ermitteln Sie hier selbst: Sie teilen die Rechnungssumme in Nettopreis und Steuer auf (§ 35 UStDV).

Reverse Charge nach § 13b UStG

Reverse Charge heißt: In den Fällen des § 13b UStG schulden Sie als Kunde die Steuer gegenüber dem Finanzamt und nicht der Absender.

Das betrifft zum Beispiel bestimmte Arbeiten von Firmen mit Sitz im Ausland und bestimmte Bauarbeiten.

Die Rechnung trägt dann den Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und weist keine Steuer gesondert aus. Die so geschuldete Steuer können Sie als Vorsteuer abziehen.

Wie genau Sie prüfen müssen

Als Rechnungsempfänger müssen Sie die Angaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen. Für den Umfang dieser Prüfung gilt der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit.

Zur Prüfung einer E-Rechnung bietet sich eine geeignete Validierungsanwendung an.

Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Rechnungsnummer können Sie regelmäßig nicht auf Richtigkeit prüfen. Ist eine davon falsch und konnten Sie das nicht erkennen, bleibt Ihr Vorsteuerabzug erhalten, sofern alles andere stimmt.

Keinen Vorsteuerabzug gibt es dagegen, wenn der Betrieb, der geliefert oder gearbeitet hat, nicht der Aussteller auf der Rechnung ist oder wenn die Ware oder Arbeit nicht ausgeführt wurde.

Inhaltlich prüfen Sie die übrigen Angaben, vor allem ob die ausgewiesene Steuer gesetzlich geschuldet ist. Schreibfehler im Namen oder in der Anschrift schaden nicht, solange Beteiligte, Ware oder Arbeit und Zeitpunkt eindeutig erkennbar sind.

Rechnungsprüfung in der Praxis

Die folgenden Schritte für die Rechnungsprüfung sind eine Empfehlung, keine gesetzliche Pflicht.

Schritt 1, Abgleich: Gleichen Sie die Eingangsrechnung mit Ihrer Bestellung und dem Lieferschein ab. Anzahl und Preis jedes Artikels sollten übereinstimmen, ebenso die vereinbarten Rabatte.

Schritt 2, sachliche Prüfung: Klären Sie, ob die Artikel angekommen sind oder die Arbeit erledigt ist.

Schritt 3, rechnerische Prüfung: Rechnen Sie die Summen und die ausgewiesene Steuer nach.

Schritt 4, Abschluss: Geben Sie die Rechnung zur Bezahlung frei, wenn alles stimmt. Abweichungen in Anzahl oder Rabatten klären Sie vorher mit dem Absender.

Vorsteuerabzug aus der Eingangsrechnung

Vorsteuer ist die Umsatzsteuer im Einkauf. Sie wird mit der Umsatzsteuer aus Ihren Verkäufen verrechnet und ist ein Guthaben gegenüber dem Finanzamt.

Voraussetzungen für den Abzug

Abziehen dürfen Sie die gesetzlich geschuldete Steuer, die andere Firmen Ihnen für Waren und Arbeiten für Ihren Betrieb berechnen.

Gegenüber dem Finanzamt machen Sie den Abzug nur mit einer Rechnung nach §§ 14, 14a UStG geltend. Dazu gehören die Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG.

Wo eine E-Rechnung Pflicht ist, erfüllt nur sie die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung. Mit einer gedruckten Rechnung oder einer PDF-Datei ohne Datensatz riskieren Sie dann den Vorsteuerabzug.

Falsch ausgewiesene Steuer

Zu hoch ausgewiesene Steuer ziehen Sie nur in der gesetzlich geschuldeten Höhe ab.

Weist die Rechnung wegen eines falschen Satzes oder eines Rechenfehlers zu wenig Steuer aus, können Sie unter Umständen diese niedrigere Steuer abziehen.

Eingangsrechnungen: Verbuchung und Kontierung

Vor dem Buchen versehen Sie die Eingangsrechnung mit einem Kontierungsvermerk. Er hält fest, auf welchen Konten der Vorgang erfasst wird.

Erst mit diesem Vermerk und der Verbuchung wird die Eingangsrechnung nach den GoBD zum Beleg der Buchführung.

Auf einer gedruckten Rechnung müssen dazu Angaben zur Kontierung, zur Ablage und zum Tag stehen, an dem gebucht wird.

Wer nicht laufend, sondern gesammelt für einen Zeitraum bucht, muss Vorgänge ohne Bargeld vorher innerhalb von zehn Tagen in Grundaufzeichnungen festhalten.

Bis zur Erfassung darf keine Unterlage verloren gehen. Die GoBD nennen dafür als Beispiel die laufende Nummerierung der eingehenden Rechnungen.

Für Rechnungen über Waren und Kosten gilt eine Erleichterung: Begleichen Sie sie innerhalb von acht Tagen nach Rechnungseingang, ist keine Erfassung auf Personenkonten nötig.

Soll und Haben bei der Eingangsrechnung

Jedes Konto hat zwei Seiten: links die Sollseite, rechts die Habenseite. Aufwendungen buchen Sie im Soll.

Die Vorsteuer ist ein Guthaben und steht deshalb ebenfalls im Soll. Die offene Schuld gegenüber dem Lieferanten steht im Haben.

Buchungssatz für die Eingangsrechnung

Das Grundschema lautet: Aufwand (netto) und Vorsteuer an Verbindlichkeiten (brutto).

Der Buchungssatz für die Bezahlung lautet: Verbindlichkeiten (Soll) an Bank (Haben).

Kleinunternehmer und Betriebe, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, buchen ohne Vorsteuer.

Beispiel: Eingangsrechnung über Büromaterial

Rechenbeispiel, fiktive Zahlen: Sie kaufen Büromaterial für netto 500,00 Euro. Mit dem allgemeinen Satz von 19 Prozent kommen 95,00 Euro Steuer hinzu, brutto sind das 595,00 Euro.

Position Soll Haben
Büromaterial (Aufwand) 500,00 Euro
Vorsteuer 95,00 Euro
Verbindlichkeiten 595,00 Euro

Die Eingangsrechnung mit Skonto verbuchen

Wenn Sie innerhalb der vereinbarten Zeit zahlen und einen Preisnachlass abziehen, sinken der Nettopreis und die Vorsteuer anteilig. Eine Rechnungsberichtigung ist dafür nicht nötig.

In der Rechnung genügt eine Angabe wie „2 % Skonto bei Zahlung bis …“. Der Nachlass muss nicht in Euro beziffert sein.

Nach dem Anwendungserlass der Finanzverwaltung erfüllt das die Pflichtangabe nach § 14 Absatz 4 Satz 1 Nr. 7 UStG.

Durch den Nachlass ändert sich nach § 17 UStG die Bemessungsgrundlage, also der Nettopreis, nach dem die Steuer berechnet wird.

Ihren Vorsteuerabzug berichtigen Sie für den Zeitraum, in dem Sie den Nachlass nutzen.

Rechenbeispiel mit Nachlass

Rechenbeispiel, fiktive Zahlen: Sie zahlen die Rechnung aus dem Beispiel oben rechtzeitig und ziehen 2 Prozent ab.

Der Nachlass macht 11,90 Euro brutto aus. Davon entfallen 10,00 Euro auf den Nettopreis und 1,90 Euro auf die Steuer.

Sie überweisen 583,10 Euro statt 595,00 Euro.

Elektronische Eingangsrechnungen

Definition der E-Rechnung

Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und lässt sich elektronisch verarbeiten (§ 14 Absatz 1 UStG).

Eine gedruckte Rechnung oder eine PDF-Datei ohne eingebettete Rechnungsdaten ist dagegen eine sonstige Rechnung.

Empfang ist Pflicht

Jeder inländische Betrieb muss E-Rechnungen empfangen können, auch ein Kleinunternehmer. Seine eigenen Rechnungen darf er dagegen als sonstige Rechnung schicken.

Für den Empfang per E-Mail brauchen Sie kein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen. Der Absender braucht für eine E-Rechnung an einen inländischen Betrieb auch nicht Ihre Zustimmung.

Wann die E-Rechnung grundsätzlich Pflicht ist

Grundsätzlich ist eine E-Rechnung Pflicht, wenn der Umsatz zwischen im Inland ansässigen Unternehmern stattfindet.

Ausgenommen sind Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.

Rechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV und Fahrausweise dürfen ebenfalls sonstige Rechnungen sein.

Übergangsregeln bis 2027

Nach § 27 Absatz 38 UStG gilt eine Übergangszeit. Für Umsätze aus 2025 und 2026 darf bis Ende 2026 noch eine Papierrechnung kommen, eine andere elektronische Rechnung nur mit Ihrer Zustimmung.

Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das bis Ende 2027 nur noch für Absender mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr. Mit Ihrer Zustimmung bleibt außerdem ein EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch) zulässig.

Eingangsrechnungen aufbewahren

Aufbewahrungsfrist: acht Jahre

Alle erhaltenen Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf (§ 14b Absatz 1 UStG). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (Rechnungsdatum).

Über den ganzen Zeitraum muss die Rechnung die Anforderungen an Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit erfüllen.

§ 147 AO regelt die Fristen für weitere Unterlagen: Bücher und Jahresabschlüsse bewahren Sie zehn Jahre auf, Belege der Buchführung acht Jahre, sonstige Unterlagen sechs Jahre.

Auch hier beginnen die Fristen mit dem Schluss des Kalenderjahres.

Empfangene Lieferscheine, die keine Belege der Buchführung sind, bewahren Sie nur bis zum Erhalt der Rechnung auf.

Bewahren Sie Rechnungen grundsätzlich im Format auf, in dem Sie sie empfangen haben. Von einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt im Ursprungsformat erhalten bleiben.

Gescannte Papierbelege

Wenn Sie gedruckte Rechnungen scannen oder fotografieren, muss die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmen (§ 147 Absatz 2 AO).

Das Verfahren müssen Sie dokumentieren. Die GoBD empfehlen dafür eine Organisationsanweisung.

Sie dürfen eine Aufzeichnung nicht so verändern, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Absatz 4 AO).

Archivierung in der Cloud

Die GoBD gelten auch, wenn Ihre Buchhaltungssoftware in einer Cloud läuft.

Betreibt ein Dienstleister die Software für Sie, bleiben für die Ordnungsmäßigkeit allein Sie verantwortlich.

Fehlerhafte Eingangsrechnung: was tun?

Bitten Sie den Absender um eine Berichtigung, sobald Ihnen ein Fehler auffällt.

Wer die Rechnung berichtigen darf

Berichtigen kann grundsätzlich nur der Aussteller, also der Betrieb, der Ihnen die Rechnung geschickt hat. Sie selbst können den Inhalt nicht von sich aus mit rechtlicher Wirkung ändern.

Die Korrektur kommt als Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht, in der Regel mit deren Nummer. Die alte Rechnung müssen Sie nicht zurückgeben.

Ist die E-Rechnung für den Umsatz Pflicht, muss auch die Korrektur eine E-Rechnung sein.

Bei einer E-Rechnung können Sie die Korrektur auch selbst als Gutschrift ausstellen. Voraussetzung sind eine vorherige Vereinbarung mit dem Absender und ein eindeutiger Bezug auf die ursprüngliche Rechnung.

Rückwirkung der berichtigten Rechnung

Eine berichtigte Rechnung wirkt für den Vorsteuerabzug auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zurück. So hat es der Bundesfinanzhof entschieden (Urteil vom 20.10.2016, V R 26/15).

Voraussetzung: Die ursprüngliche Rechnung enthielt den Absender, den Kunden, eine Beschreibung der Ware oder Arbeit, den Nettopreis und die gesondert ausgewiesene Steuer.

Rechnungsmanagement: den Rechnungseingang organisieren

Der folgende Ablauf ist eine Praxisempfehlung, keine gesetzliche Vorgabe. Es geht um den Ablauf vom Einkauf bis zur Bezahlung, der auch Purchase-to-Pay-Prozess genannt wird.

Legen Sie einen zentralen Eingang fest. Dort bekommt jede Eingangsrechnung eine laufende Nummer, ob sie per Post oder per E-Mail kommt.

Danach prüfen Sie die Rechnung und kontieren sie. Bezahlt wird erst nach der Freigabe, anschließend geht die Rechnung in die Archivierung.

Sie können diesen Ablauf in Ihrer Buchhaltungssoftware oder in einem Programm für Rechnungsmanagement als Workflow anlegen. Der Workflow legt fest, wer die Prüfung übernimmt und wer die Freigabe erteilt.

Transparenz heißt hier: Sie sehen, in welchem Schritt jede Rechnung steht und ob sie schon freigegeben ist.

Führen Sie zusätzlich eine Übersicht der offenen Eingangsrechnungen nach laufender Nummer.

Legen Sie den Purchase-to-Pay-Prozess schriftlich fest und sortieren Sie die Ablage nach derselben laufenden Nummer. Mit Übersicht und Transparenz finden Sie bei Rückfragen jede Rechnung wieder.

Die eigene Ausgangsrechnung schreiben

Rechnungen, die Sie selbst an Ihre Kunden schreiben, sind Ausgangsrechnungen.

Welche Angaben hineingehören, steht im Ratgeber Rechnung schreiben.

Ihre eigene Ausgangsrechnung können Sie im Online-Editor erstellen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Eingangsrechnung und was eine Ausgangsrechnung?

Eine Eingangsrechnung erhalten Sie von einem anderen Betrieb für Ware oder Arbeit. Eine Ausgangsrechnung stellen Sie selbst an Ihre Kunden aus.

Wie buchen Sie eine Eingangsrechnung?

Sie buchen den Aufwand netto und die Steuer aus der Rechnung im Soll. Die Schuld gegenüber dem Kreditor steht brutto im Haben.

Ist eine Eingangsrechnung Soll oder Haben?

Beides: Aufwand und Vorsteuer stehen im Soll, die offene Schuld steht im Haben.

Wie lange müssen Sie Eingangsrechnungen aufbewahren?

Acht Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Jahres aus dem Rechnungsdatum (§ 14b Absatz 1 UStG).

Müssen Sie E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Jeder inländische Betrieb muss E-Rechnungen empfangen können. Ein eigenes Postfach nur dafür ist nicht nötig.

Was tun bei einer fehlerhaften Eingangsrechnung?

Bitten Sie den Absender um eine berichtigte Rechnung, wenn Ihnen bei der Prüfung ein Fehler auffällt. Sie selbst können die Rechnung nicht von sich aus wirksam ändern.

Fazit

Prüfen Sie jede Eingangsrechnung vor der Überweisung auf die Pflichtangaben und lassen Sie Fehler vom Absender berichtigen. Danach kontieren und buchen Sie die Rechnung: Aufwand und Vorsteuer im Soll, die offene Schuld im Haben.

Als inländischer Betrieb richten Sie einen Empfangsweg für E-Rechnungen ein, zum Beispiel ein E-Mail-Postfach. Zum Schluss bewahren Sie jede erhaltene Rechnung acht Jahre auf.

Quellen

Stand der Prüfung: 03.11.2026.

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung. Im Zweifel wenden Sie sich an Ihr Finanzamt oder an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.