Unternehmer, die keine Umsatzsteuer ausweisen, sind Kleinunternehmer. Sie machen von der sogenannten Kleinunternehmerregelung Gebrauch, deren Inanspruchnahme an bestimmte Umsatzgrenzen gebunden ist. Es ist für einen Kleinunternehmer besonders wichtig, korrekte Rechnungen zu schreiben, weil er sonst die Umsatzsteuer eventuell nachzahlen muss.
Mit unserem Rechnungsvordruck für eine Rechnung ohne Umsatzsteuer gelingt das leicht, schnell und rechtssicher. Sie können davon ausgehen, dass Sie bei uns eine korrekte Rechnung erhalten, die sowohl Ihren Geschäftspartner als auch den Steuerberater und das Finanzamt zufriedenstellt.
Nach dem Erstellen der Rechnung, was in unserem Generator leicht und schnell funktioniert, können Sie diese als Word oder Excel herunterladen. Sie sparen sich so ein zusätzliches, kostenpflichtiges Programm, sondern erstellen Ihre Rechnungen einfach mit uns. Es bietet sich an, die Rechnung vor dem Versenden in das .pdf Format zu exportieren, damit sie im Nachhinein nicht mehr geändert werden kann. Das ist besonders dann wichtig, wenn Sie Ihre Rechnungen nur in digitaler Form speichern, was sich heutzutage anbietet. Unzählige Ordner voller Papier, die acht Jahre lang aufbewahrt werden müssen, gehören der Vergangenheit an.
Wer braucht eine Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer?
Wer ein Gewerbe anmeldet, muss auf dem Fragebogen vom Finanzamt ausfüllen, ob er die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen will. Voraussetzung dafür ist, dass der Umsatz bestimmte Grenzen nicht überschreitet. Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Der Gesamtumsatz ohne Umsatzsteuer darf im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreiten. Im Jahr der Gründung liegt die Grenze bei 25.000 Euro. Lag der Umsatz im Vorjahr über 25.000 Euro, gilt die Regelung im laufenden Jahr nicht. Wird im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 Euro (im Gründungsjahr 25.000 Euro) überschritten, dann MUSS ab diesem Umsatz die Umsatzsteuer auf den Rechnungen ausgewiesen und turnusmäßig an das Finanzamt abgeführt werden.
Ein Unternehmer kann auch freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, ist an diese Entscheidung jedoch fünf Jahre lang gebunden. Wer die Umsatzgrenzen überschreitet und deswegen ausweisen muss, kann deutlich leichter wieder ein Kleinunternehmer werden.
Übrigens: Zum Umsatz zählen grundsätzlich alle Entgelte für Ihre Leistungen, bei einem Händler etwa auch weiterberechnete Portokosten; Verkäufe von Anlagevermögen und bestimmte steuerfreie Umsätze bleiben außen vor (§ 19 Abs. 2 UStG).
Warum ist es so wichtig, als Kleinunternehmer korrekte Rechnungen zu haben?
Vonseiten des Unternehmers selbst sind die Rechnungen nur dann relevant, wenn er sich vor dem Finanzamt rechtfertigen muss. Eine einwandfreie Rechnung mit dem Vermerk auf § 19 UStG ist der eindeutige Hinweis, dass die Umsatzsteuer nicht abgeführt werden muss. Überschreitet der Umsatz jedoch die jeweiligen Grenzen, dann kann es dennoch zu einer Nachforderung kommen.
Für den geschäftlichen Umgang mit anderen Unternehmern ist die Ausweisung der Umsatzsteuer oder der Verweis auf § 19 UStG jedoch von großer Bedeutung. Wird die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen, kann sie auch nicht vom Finanzamt zurückgefordert werden. Die ausgegebene Ust. wird nämlich mit der eingenommenen verrechnet. Die Frage ist jedoch: Ist dieser Betrag wirklich im Gesamtbetrag enthalten? Laut Vermerk auf § 19 UStG ist die Umsatzsteuer nicht enthalten und wird darum nicht ausgewiesen. Hier muss jeder Unternehmer selbst entscheiden, wie er es mit der Kalkulation halten will. Handelt er mit Endkunden und wird irgendwann zum Vollunternehmer, kann er schlecht seine Preise um 19 % erhöhen. Bei anderen Unternehmern macht das jedoch keinen Unterschied, da finanzielle Vereinbarungen ohnehin anhand von Nettopreisen getroffen werden.
Was sind die Pflichtangaben bei einer Rechnung ohne Umsatzsteuer?
Seit dem 1. Januar 2025 gelten für Kleinunternehmer vereinfachte Pflichtangaben nach § 34a UStDV. Auf der Rechnung müssen aufgeführt sein:
- Name und Anschrift des Unternehmers und des Kunden
- die Steuernummer, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
- das Rechnungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
- der Rechnungsbetrag und der Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 UStG)
Eine fortlaufende Rechnungsnummer schreibt § 34a UStDV nicht vor, für die eigene Buchhaltung ist sie trotzdem sinnvoll. Für Rechnungen bis 250 Euro gelten außerdem die Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV.
Sie sehen, es gibt bei einer Rechnung ohne Umsatzsteuer eine Menge zu beachten. Mit unseren Vorlagen gelingt es aber ganz leicht.