Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung mit einem Gesamtbetrag bis einschließlich 250 Euro brutto.

Im Unterschied zu einer Standardrechnung nach § 14 Abs. 4 UStG braucht sie nach § 33 UStDV nur vier Pflichtangaben. Diese Erleichterung gilt nicht für Fernverkäufe, innergemeinschaftliche Lieferungen und Fälle, in denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Ob eine Kleinbetragsrechnung vorliegt, entscheidet der Bruttobetrag, also der Betrag einschließlich Umsatzsteuer (umgangssprachlich Mehrwertsteuer). Das folgt aus § 33 Satz 1 Nr. 4 UStDV: Die Rechnung nennt den Preis samt Steuer als einen einzigen Wert.

Der Gesamtbetrag darf nach § 33 Satz 1 UStDV 250 Euro nicht übersteigen. Eine Rechnung in Höhe von genau 250,00 Euro ist deshalb noch eine Kleinbetragsrechnung, eine in Höhe von 250,01 Euro nicht mehr.

Auf die Bezeichnung kommt es nicht an. Das Umsatzsteuergesetz versteht unter einer Rechnung jedes Dokument, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird (§ 14 Abs. 1 Satz 1). Auch eine Quittung oder ein Kassenbon kann eine Kleinbetragsrechnung sein.

§ 33 unterscheidet nicht nach Branchen. Der Bon einer Drogerie im Einzelhandel muss dieselben Anforderungen erfüllen wie der Beleg einer Bar. Für Imbiss und Kantine gilt dasselbe.

Die vier Pflichtangaben einer Kleinbetragsrechnung

Die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung verlangt in § 33 Satz 1 mindestens diese Bestandteile:

  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
  2. das Ausstellungsdatum, also das Rechnungsdatum,
  3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder, bei einer Steuerbefreiung, einen Hinweis darauf.

Nach Satz 2 gelten außerdem die §§ 31 und 32 UStDV entsprechend.

Ab dem 1. Januar 2028 kommt als neue Nr. 3a eine Angabe hinzu: Wer die Steuer nach vereinnahmten Entgelten berechnet, muss dann „Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten“ angeben (Jahressteuergesetz 2024, Artikel 30).

In welchen Pflichtangaben Kleinbetragsrechnung und Standardrechnung voneinander abweichen

§ 33 Satz 1 UStDV verlangt weder Namen noch Anschrift des Rechnungsempfängers. Dasselbe gilt für Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, den Leistungszeitpunkt und im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen wie einen Rabatt.

Auch eine fortlaufende Rechnungsnummer ist entbehrlich (UStAE Abschnitt 14.5 Abs. 14).

Ihr Vorteil ist der geringere Aufwand, weil Sie Name und Anschrift des Kunden nicht erfragen müssen.

Zusätzliche Inhalte wie eine Zahlungsaufforderung sind erlaubt, denn § 33 legt nur Mindestangaben fest.

Den Unterschied zu den allgemeinen Vorgaben erklärt der Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung.

Wann die Kleinbetragsregelung nicht gilt

Die Vereinfachungsregeln entfallen nach § 33 Satz 3 UStDV in folgenden Fällen, auch wenn der Betrag 250 Euro nicht übersteigt:

  • Fernverkäufe nach § 3c UStG, also Warenversand vor allem an Privatpersonen in anderen EU-Staaten (Versandhandel innerhalb Deutschlands ist kein Fernverkauf),
  • innergemeinschaftliche Lieferungen nach § 6a UStG,
  • Leistungen, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 13b).

Dann gelten die allgemeinen Anforderungen an Rechnungen ohne Vereinfachung.

Muster und Rechenbeispiel für 250 €

Fiktives Muster einer Kleinbetragsrechnung mit Platzhaltern in eckigen Klammern:

  • Leistender Unternehmer: [vollständiger Name und vollständige Anschrift]
  • Ausstellungsdatum: [Datum der Ausstellung]
  • Menge und Art: [gelieferte Produkte oder Umfang und Art der Dienstleistung]
  • Gesamtbetrag und Steuersatz: [höchstens 250 EUR brutto, geltender Umsatzsteuersatz oder Hinweis auf die Steuerfreiheit]

Das Muster legt keinen Steuersatz fest, weil er sich nach der Leistung richtet (§ 12 Umsatzsteuergesetz).

So teilt sich der Betrag bei 19 und bei 7 Prozent auf. Pflichtangabe ist davon nur die Summe (§ 33 Satz 1 Nr. 4 UStDV).

Beträge in Euro Rechenbeispiel mit 19 % Rechenbeispiel mit 7 %
Rechnungsbetrag 250,00 250,00
darin netto 210,08 233,64
darin Umsatzsteuer 39,92 16,36

Rechenweg: Bruttobetrag durch 1,19 beziehungsweise 1,07 teilen und auf den Cent runden. Die Differenz ist die Umsatzsteuer.

Vorsteuerabzug aus einer Kleinbetragsrechnung

Aus einer Kleinbetragsrechnung können Sie als Unternehmer den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen, wenn die Voraussetzungen des § 15 UStG erfüllt sind und Sie den Rechnungsbetrag in Entgelt und Steuerbetrag aufteilen (§ 35 Abs. 1 UStDV). Die Vorsteuer rechnen Sie in Ihrer Buchhaltung mit dem Rechenweg oben heraus: Bei 250,00 Euro und 19 Prozent sind das 39,92 Euro Vorsteuer.

Kleinunternehmer sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen, weil ihre Umsätze steuerfrei sind (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1, § 19 Abs. 1).

Bei Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass verlangt zudem § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG für den Abzug als Betriebsausgabe schriftliche Angaben. Nach einer Bewirtung in einer Gaststätte fügen Sie diesen Unterlagen die Rechnung bei.

Den Bewirtungsbeleg vertieft dieser Beitrag nicht.

Kleinbetragsrechnung als PDF oder E-Rechnung

Umsatzsteuerlich muss eine Kleinbetragsrechnung keine E-Rechnung sein.

§ 33 Satz 4 UStDV erlaubt, sie „immer als sonstige Rechnung“ zu übermitteln, auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format. Für die genannten Ausnahmen gilt das nicht.

Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, weil ihm das strukturierte Format fehlt (§ 14 Abs. 1 Satz 3). Laut UStAE in der Fassung vom 2. Juni 2026 gilt:

  • Auf Papier dürfen Sie eine Kleinbetragsrechnung immer übermitteln (Abschnitt 14.6 Abs. 4).
  • Ein PDF per E-Mail setzt die Zustimmung des Empfängers voraus. Eine förmliche Einwilligung ist nicht nötig (Abs. 4 Satz 2). Auch stillschweigende Zustimmung genügt (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 22).
  • Eine E-Rechnung dürfen Sie zwischen inländischen Unternehmern ohne Zustimmung schicken (Abschnitt 14.1 Abs. 6 Satz 4), an private Endverbraucher nur mit Zustimmung (Satz 5).

Bei der Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber kommen eigene Regelungen hinzu, für den Bund etwa die E-Rechnungsverordnung (ERechV).

Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnung

Kleinbetragsrechnungen dürfen Sie auch als Kleinunternehmer ausstellen.

§ 34a UStDV regelt die Rechnungen im Rahmen der Kleinunternehmerregelung des § 19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz und bestimmt: „Die §§ 33 und 34 bleiben unberührt.“

Ihre Kleinbetragsrechnung braucht nach UStAE Abschnitt 14.7a Abs. 2 nur die vier Pflichtangaben. Zur vierten gehört dabei der Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer.

Vorlagen für den eigenen Beleg

Rechnungsvordrucke, etwa für Dienstleistungen, finden Sie in der Vorlagenübersicht.

Prüfen Sie vor dem Versand selbst, ob Ihre Kleinbetragsrechnung die Pflichtangaben des § 33 enthält und keine Ausnahme greift.

Häufige Fragen zur Kleinbetragsrechnung

Gilt die Grenze von 250 Euro brutto oder netto?

Brutto. Es zählt der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer (§ 33 Satz 1 Nr. 4 UStDV).

Muss der Name des Kunden auf einer Kleinbetragsrechnung stehen?

Nein. § 33 Satz 1 UStDV verlangt ihn nicht, Sie dürfen ihn aber angeben.

Braucht eine Kleinbetragsrechnung eine Rechnungsnummer?

Laut UStAE Abschnitt 14.5 Abs. 14 muss eine Kleinbetragsrechnung keine fortlaufende Nummer enthalten.

Ist ein Kassenbon oder eine Quittung eine Kleinbetragsrechnung?

Ja, wenn der Beleg über höchstens 250 € brutto lautet, die vier Pflichtangaben enthält und keine Ausnahme nach § 33 Satz 3 UStDV greift.

Wie der Beleg heißt, ist unter diesen Umständen gleichgültig.

Darf ich eine Kleinbetragsrechnung als PDF per E-Mail schicken?

Umsatzsteuerlich ja, wenn der Empfänger zustimmt (§ 14 Abs. 1 Satz 5 Umsatzsteuergesetz). Eine bestimmte Form ist dafür nicht nötig (UStAE Abschnitt 14.6 Abs. 4 Satz 2).

Bei einer Ausnahme nach § 33 Satz 3 UStDV richtet sich die Form nach den allgemeinen Regeln des § 14.

Stand der Prüfung: 29.09.2026.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Im Zweifel wenden Sie sich an Ihr Finanzamt oder an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.