Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können, ab 2027 bzw. 2028 folgt schrittweise die Pflicht zur E-Rechnungsstellung im B2B-Bereich. Dabei stellt die korrekte Abbildung von Skonto-Bedingungen viele Selbstständige und kleine Betriebe vor Herausforderungen – denn die strukturierten Datenfelder folgen strengen Formatierungsregeln, die von herkömmlichen PDF-Rechnungen deutlich abweichen.

Was ist Skonto und warum ist die korrekte Abbildung wichtig?

Skonto ist ein Preisnachlass, den Sie Ihren Kundinnen und Kunden bei schneller Zahlung gewähren. Eine typische Zahlungsbedingung lautet beispielsweise: „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen, netto innerhalb von 30 Tagen." Solche Vereinbarungen sind vor allem im B2B-Bereich und bei öffentlichen Auftraggebern weit verbreitet.

In einer strukturierten E-Rechnung nach XRechnung oder ZUGFeRD reicht es jedoch nicht aus, diese Bedingung einfach in einem Freitextfeld zu notieren. Die empfangenden Systeme Ihrer Kundinnen und Kunden müssen die Zahlungsbedingungen automatisiert auslesen und verarbeiten können – etwa um Fälligkeiten zu überwachen, Zahlungen zu planen oder Buchungen korrekt vorzunehmen. Eine fehlerhafte Zuordnung kann dazu führen, dass Ihre Rechnung technisch nicht validiert wird oder dass Beträge falsch verbucht werden.

Skonto gehört in die Zahlungsbedingungen – nicht in Rabattfelder

Ein häufiger Fehler besteht darin, Skonto mit anderen Rabattformen zu verwechseln. In einer E-Rechnung müssen Rabatte, Frachten und Zuschläge auf der Ebene ausgewiesen werden, auf der sie wirtschaftlich wirken. Die aktuelle Peppol-BIS-Billing-Dokumentation unterscheidet drei Ebenen:

  • Preisnachlass: Erklärt den Weg vom Listenpreis zum tatsächlichen Nettopreis auf der Preisebene der Position.
  • Positionsrabatt oder Positionszuschlag: Verändert nur eine einzelne Rechnungszeile (Allowance oder Charge an der Position).
  • Belegnachlass oder Belegzuschlag: Verändert die Gesamtrechnung oder einen klar abgegrenzten Teil davon (Allowance oder Charge auf Dokumentebene).

Skonto hingegen wird erst bei rechtzeitiger Zahlung wirksam und gehört deshalb ausschließlich in die Zahlungsbedingungen – nicht in die Rabattfelder. Wer diese Ebenen vermischt, kann zwar eine rechnerisch plausible Summe erzeugen, liefert aber eine fachlich falsche oder nicht validierbare XML-Rechnung. Für Empfänger, die nicht nur das PDF-Bild, sondern die strukturierten Werte in Einkauf, Buchhaltung und Steuerprüfung verarbeiten, entscheidet die korrekte Zuordnung darüber, welcher Nettobetrag, welcher Umsatzsteuersatz und welche Fälligkeit tatsächlich verbucht werden.

Technische Umsetzung in XRechnung: das PaymentTerms-Element

Die europäische Norm EN 16931 definiert derzeit keine strukturierten Datenfelder speziell für Skonto-Bedingungen. Die XRechnung-Spezifikation – das in Deutschland verbindliche Format für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber – sieht jedoch eine klare Regelung vor: Skonto wird über das Feld „Payment terms" (BT-20) übertragen. Die Informationen werden dabei als strukturierter Text hinterlegt, sodass empfangende Systeme die Daten automatisiert auslesen können.

Technisch gesehen landet Skonto also in einem Freitextfeld – allerdings in einer klar definierten Syntax, die Sie exakt einhalten müssen. Nur so können Validatoren und ERP-Systeme Ihrer Kundinnen und Kunden die Bedingungen automatisch verarbeiten.

Die Syntax: So formulieren Sie Skonto-Bedingungen korrekt

Die XRechnung Version 3.0.1 schreibt eine präzise Syntax vor, die aus drei oder vier Segmenten besteht:

Standardfall mit drei Segmenten

Im einfachsten Fall geben Sie drei Segmente an:

  • Erstes Segment: #SKONTO#
  • Zweites Segment: TAGE=n (Anzahl der Tage, innerhalb derer die Zahlung erfolgen muss)
  • Drittes Segment: PROZENT=n (Höhe des Skontos in Prozent)

Beispiele:

  • #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.25#
  • #SKONTO#TAGE=28#PROZENT=1.00#

Erweiterter Fall mit vier Segmenten

Liegt dem Skonto nicht der gesamte fällige Rechnungsbetrag (BT-115) zugrunde, sondern nur ein Teilbetrag, müssen Sie ein viertes Segment BASISBETRAG=n angeben:

  • #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.25#BASISBETRAG=357.93#
  • #SKONTO#TAGE=28#PROZENT=1.00#BASISBETRAG=357.93#

Formatierungsvorgaben – Fehler vermeiden

Die Syntax lässt keinen Spielraum. Beachten Sie folgende Regeln:

  • Alle Angaben müssen in Großbuchstaben gemacht werden.
  • Prozentzahlen sind ohne Vorzeichen sowie mit Punkt getrennt von zwei Nachkommastellen anzugeben (z. B. 2.25, nicht 2,25 oder 2.2).
  • Jeder Eintrag beginnt mit einer #, die Segmente sind mit einer # getrennt, eine Zeile schließt mit einer # ab.
  • Kein zusätzliches Whitespace: Leerzeichen, Tabulatoren oder Zeilenumbrüche innerhalb der Skonto-Zeile sind nicht zulässig.
  • Am Ende einer vollständigen Skontoangabe muss ein XML-konformer Zeilenumbruch folgen.
  • Andere Zeichen oder Texte als in den Beispielen genannt sind nicht zulässig.

Diese Vorgaben mögen auf den ersten Blick kleinlich erscheinen – doch viele Validatoren und ERP-Systeme lehnen eine Rechnung ab oder können das Skonto nicht automatisch verarbeiten, wenn auch nur ein Zeichen fehlt oder falsch gesetzt ist.

Umsatzsteuerliche Besonderheiten beim Skonto

Aus buchhalterischer und steuerlicher Sicht müssen Sie beachten, dass Skonto nicht nur den Nettobetrag, sondern auch die Umsatzsteuer mindert. Man unterscheidet zwischen dem Brutto-Skontoabzug und dem Netto-Skontoabzug, der die Vorsteuer beeinflusst. Ein Vorgang kann vollständig bezahlt sein, wenn 2 % Skonto vereinbart und fristgerecht genutzt wurden – auch wenn nur 98 % des ursprünglichen Rechnungsbetrags überwiesen wurden.

Diese umsatzsteuerlichen Auswirkungen müssen Sie bei der Verbuchung berücksichtigen. Die strukturierte E-Rechnung erleichtert es Ihren Kundinnen und Kunden, den Skontoabzug korrekt zu verbuchen – sofern die Daten richtig übermittelt wurden.

Praktische Umsetzung: Tipps für Selbstständige und kleine Betriebe

Wenn Sie Rechnungssoftware oder ein ERP-System nutzen, prüfen Sie, ob dieses die strukturierte Skonto-Angabe nach XRechnung-Standard unterstützt. Viele moderne Lösungen bieten inzwischen entsprechende Eingabefelder oder Vorlagen an, die die korrekte Syntax automatisch erzeugen.

Falls Ihr System Skonto nicht nach den Vorgaben ausgibt, haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Vereinfachen Sie Ihre Zahlungsbedingungen vorübergehend (z. B. verzichten Sie auf Skonto oder nutzen Sie nur Standard-Zahlungsziele).
  • Passen Sie die Datenzuordnung in Ihrem System an oder wechseln Sie zu einer Software, die XRechnung vollständig unterstützt.

Wichtig ist auch, dass Sie Zahlungsbedingungen und Fälligkeiten nicht nur formal in der Rechnung abbilden, sondern im internen Ablauf ernst nehmen. Stammdaten wie Zahlungsbedingungen sollten vollständig und einheitlich gepflegt werden, damit Sie bei wiederkehrenden Kundinnen und Kunden nicht jedes Mal neu erfassen müssen.

Einige Anbieter stellen APIs zur Verfügung, die die Komplexität der XML-Erzeugung automatisch übernehmen und gültige XRechnungen im gewünschten Format (UBL, CII oder ZUGFeRD) erzeugen. Solche Schnittstellen können die fehleranfällige manuelle XML-Bearbeitung vermeiden und den Einstieg in die E-Rechnung erleichtern.

Alternative Darstellungsformen

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Formulierung der Zahlungsbedingung anzupassen und den Skontobetrag über einen Platzhalter direkt in den Text zu integrieren. So können Sie im sichtbaren PDF-Teil der Rechnung eine leserfreundliche Formulierung wählen, während im strukturierten XML-Teil die korrekte Syntax hinterlegt ist. Beachten Sie jedoch, dass beide Darstellungen inhaltlich übereinstimmen müssen.

Rechtshinweis

Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Die Angaben erfolgen ohne Gewähr. Rechtslage, Fristen und technische Standards können sich ändern. Wenden Sie sich bei Unsicherheiten an Ihr Finanzamt, Ihren Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin.