Pflichtangaben Rechnung: Was muss auf eine Rechnung nach § 14 UStG?

Eine ordnungsgemäße Rechnung braucht laut Umsatzsteuerrecht elf feste Bestandteile: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Bezeichnung der Leistung, Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, vereinbarte Entgeltminderungen sowie bei Bedarf einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Bei Beträgen bis 250,00 EUR brutto gelten vereinfachte Regeln nach § 33 UStDV.

Was sind die Pflichtangaben einer Rechnung?

Die Pflichtangaben einer Rechnung sind gesetzlich festgelegte Informationen, ohne die ein Dokument steuerlich nicht als ordnungsgemäße Rechnung gilt. Die zentrale Grundlage bildet § 14 Abs. 4 UStG, ergänzt durch § 14a UStG und die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Fehlt eine dieser Angaben, kann das Finanzamt dem Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug streichen.

Eine Rechnung erfüllt zwei Aufgaben. Sie belegt die erbrachte Leistung gegenüber dem Kunden und dient dem Finanzamt als Nachweis für die geschuldete Umsatzsteuer. Wer als Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer oder eine juristische Person erbringt, muss innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen verkürzt sich diese Frist auf den 15. des Folgemonats.

Definition: Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts

Im Umsatzsteuerrecht zählt jedes Dokument als Rechnung, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, unabhängig von seiner Bezeichnung. Ein Kassenbon, ein Quittungsblock oder auch ein Vertrag können damit eine Rechnung darstellen, sofern sich die geforderten Rechnungsangaben daraus ergeben. Entscheidend ist der Inhalt, nicht die Form.

Nach § 31 Abs. 1 UStDV darf eine Rechnung sogar aus mehreren Dokumenten bestehen. Ein Beispiel: Der Gesamtbetrag steht auf dem Hauptdokument, während sich Menge und Bezeichnung der Waren aus einem beigefügten Lieferschein ergeben. In diesem Fall muss ein Dokument alle übrigen Papiere eindeutig benennen.

Rechnung nach Paragraf 14 UStG: die elf Pflichtbestandteile

Der Kern der Vorgaben findet sich in § 14 Abs. 4 UStG. Für jede Rechnung über 250,00 EUR brutto verlangt das Gesetz die folgenden Rechnungsbestandteile. Die genaue Kenntnis dieser Liste beantwortet die häufigste Frage im Geschäftsalltag: was muss auf eine rechnung und in welchem Umfang.

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Leistenden
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt (Nettobetrag)
• Angewandter Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag
• Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
• Bei Bedarf ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung oder die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers

Name und Anschrift des Leistenden und des Empfängers

Die vollständige Anschrift beider Parteien gehört zu den Angaben, bei denen Fehler besonders häufig auftreten. Erforderlich sind der ausgeschriebene Name des Rechnungsausstellers sowie der vollständige Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers. Bei einer GmbH gehört die firmierte Bezeichnung inklusive Rechtsform dazu. Eine Postfachadresse reicht aus, solange sich die Beteiligten eindeutig identifizieren lassen.

Steuernummer oder USt-IdNr des Rechnungsausstellers

Der Rechnungsaussteller muss entweder seine Steuernummer oder seine Umsatzsteueridentifikationsnummer angeben. Beide gleichzeitig sind nicht nötig. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist die USt-IdNr beider Parteien Pflicht, weil sie das Reverse-Charge-Verfahren zwischen den EU-Staaten absichert. Diese Nummer identifiziert das Unternehmen gegenüber der Finanzverwaltung.

Ausstellungsdatum der Rechnung

Das Ausstellungsdatum ist das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde. Es steht getrennt vom Leistungsdatum, auch wenn beide zusammenfallen. Das korrekte Datum ist wichtig für die Zuordnung zum richtigen Voranmeldungszeitraum und für die spätere Aufbewahrung.

Fortlaufende Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer muss einmalig sein und darf nur einmal vergeben werden. Sie kann Ziffern, Buchstaben oder eine Kombination aus beidem enthalten. Mehrere Nummernkreise sind zulässig, etwa getrennt nach Filialen oder Geschäftsbereichen. Eine lückenlose Abfolge ist nicht zwingend vorgeschrieben, doch das Finanzamt achtet darauf, dass keine Nummer doppelt auftaucht. Ein bewährtes Schema ist RE-2026-001, das Jahr und Position verbindet.

Menge, Bezeichnung und Umfang der Leistung

Anzugeben sind die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder bei Dienstleistungen die Art und der Umfang der Leistung. Vage Formulierungen wie "diverse Arbeiten" genügen nicht. Ein Handwerker schreibt konkret "8 Stunden Montage Trockenbau", ein Berater "Konzeption Marketingstrategie, 3 Beratungstage".

Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

Der Leistungszeitpunkt ist der am häufigsten vergessene Pflichtbestandteil. Nach § 31 Abs. 4 UStDV genügt die Angabe des Kalendermonats, in dem die Leistung erbracht wurde. Fallen Rechnungsdatum und Leistungsdatum auf denselben Tag, sollte trotzdem ein separater Hinweis stehen, etwa "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum".

Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag

Das Entgelt ist nach Steuersätzen aufzuschlüsseln. Werden Positionen mit 19% und mit 7 Prozent auf einer Rechnung kombiniert, muss der Nettobetrag je Steuersatz getrennt ausgewiesen werden. Anzugeben sind der angewandte Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag. Der Bruttobetrag ergibt sich aus Nettobetrag plus Steuer. Gerade bei gemischten Steuersätzen entstehen häufig Rechenfehler.

Vereinbarte Entgeltminderungen

Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts wie Skonti, Rabatte oder Boni gehören auf die Rechnung. Ein Skontohinweis genügt in einfacher Form, etwa "2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen". Ohne diese Angabe fehlt ein Pflichtbestandteil.

Kleinbetragsrechnungen bis 250,00 EUR brutto

Für Kleinbetragsrechnungen gelten nach § 33 UStDV erleichterte Anforderungen. Sobald der Gesamtbetrag inklusive Steuer 250,00 EUR nicht übersteigt, reichen deutlich weniger Angaben. Diese Vereinfachung erleichtert die Abrechnung im Alltag, etwa an der Kasse eines Cafés oder bei einer kurzen Taxifahrt.

Erforderlich sind bei Kleinbetragsrechnungen nur:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
• Angewandter Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

Nicht nötig sind hier Name und Anschrift des Empfängers, die Steuernummer, eine fortlaufende Rechnungsnummer, ein getrennter Steuerausweis und das Leistungsdatum. Die Erleichterung greift jedoch nicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und nicht beim Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG.

Sonderfälle bei den Rechnungspflichtangaben

Neben dem Standardfall gibt es mehrere Konstellationen mit eigenen Regeln. Sie betreffen viele Selbstständige und Kleinunternehmer im Tagesgeschäft.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus. Auf der Rechnung fehlt damit der Steuerbetrag, dafür ist ein Pflichthinweis nötig, zum Beispiel "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG". Ohne diesen Hinweis wirkt die Rechnung unvollständig, und der Rechnungsempfänger könnte einen fehlenden Steuerausweis reklamieren.

Reverse-Charge nach § 13b UStG

Beim Reverse-Charge-Verfahren geht die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger über. Der Rechnungsaussteller weist dann keine Umsatzsteuer aus, sondern setzt den Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Diese Angabe ist zwingend, weil sie regelt, wer die Steuer an das Finanzamt abführt.

Gutschrift statt Rechnung

Rechnet der Leistungsempfänger selbst ab, spricht das Umsatzsteuerrecht von einer Gutschrift. Dieses Dokument gilt als vollwertige Rechnung, muss aber ausdrücklich das Wort "Gutschrift" tragen. Die fortlaufende Nummer vergibt in diesem Fall der Aussteller der Gutschrift, also der Empfänger der Leistung.

Differenzbesteuerung und Werklieferungen

Bei der Differenzbesteuerung, etwa im Gebrauchtwarenhandel oder bei Autoverkäufern, wird nur die Marge versteuert. Ein offener Steuerausweis ist hier unzulässig, stattdessen gehört ein Hinweis auf die Anwendung der Differenzbesteuerung auf die Rechnung. Bei Werklieferungen an ein Grundstück, etwa Garten- oder Instandhaltungsarbeiten für Privatpersonen, entsteht ausnahmsweise eine Rechnungspflicht mit Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Empfängers.

Zusätzliche Rechnungsangaben nach dem Handelsgesetzbuch

Neben dem Umsatzsteuerrecht verlangt das Handelsgesetzbuch (HGB) weitere Pflichtangaben für Kapitalgesellschaften. Eine GmbH muss auf ihren Geschäftsbriefen und damit auch auf Rechnungen die Rechtsform, den Sitz, das Registergericht, die Handelsregisternummer sowie die Geschäftsführung nennen. Diese Vorgaben ergänzen die steuerlichen Pflichtangaben und dienen der Transparenz im Geschäftsverkehr.

Ein praktisches Beispiel: rechnungsvordrucke.de wird von der Zarenga GmbH mit Sitz in Bonn betrieben, eingetragen beim Amtsgericht Bonn unter HRB 20156, Geschäftsführung Sven Nobereit. Solche Angaben gehören bei einer GmbH in die Fußzeile jeder Rechnung.

E-Rechnungspflicht ab 2025: neue Anforderungen

Durch das Wachstumschancengesetz, beschlossen am 27.03.2024, gilt seit dem 01.01.2025 die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Bereich. Alle inländischen Unternehmen müssen seither in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD.

Wichtig für den Übergang: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen weiter auf Papier oder als reine PDF versendet werden. Ab 2027 greifen strengere Pflichten. Eine herkömmliche PDF gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Inhaltlich ändert sich nichts an den Rechnungspflichtangaben: Eine E-Rechnung muss dieselben Angaben nach § 14 UStG enthalten wie eine Rechnung auf Papier.

Checkliste: Pflichtangaben auf der Rechnung prüfen

Vor dem Versand lohnt sich ein kurzer Abgleich. Diese Checkliste fasst die wichtigsten Punkte für eine Rechnung über 250,00 EUR zusammen:

1. Name und Anschrift von Leistendem und Rechnungsempfänger vollständig
2. Steuernummer oder USt-IdNr des Rechnungsausstellers vorhanden
3. Ausstellungsdatum eingetragen
4. Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer vergeben
5. Menge und handelsübliche Bezeichnung oder Art und Umfang der Leistung beschrieben
6. Leistungsdatum angegeben, auch wenn es dem Rechnungsdatum entspricht
7. Nettobetrag nach Steuersätzen aufgeschlüsselt
8. Steuersatz und Steuerbetrag korrekt berechnet
9. Vereinbarte Entgeltminderungen aufgeführt
10. Bei Bedarf Hinweis auf Steuerbefreiung oder Steuerschuldnerschaft ergänzt

Häufige Fehler bei der Erstellung einer Rechnung

Bei der Erstellung von Rechnungen schleichen sich typische Fehler ein, die den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden. Wer sie kennt, vermeidet Rückfragen und Korrekturen.

• Fehlendes Leistungsdatum: der am häufigsten übersehene Pflichtbestandteil
• Doppelte Rechnungsnummern: vor allem bei manueller Arbeit in Excel
• Verwechselte Steuersätze: 7 Prozent statt 19% oder umgekehrt
• Unvollständige Anschrift: fehlende Rechtsform oder falscher Rechnungsempfänger
• Fehlende Steuernummer oder USt-IdNr beim Rechnungsaussteller

Weist eine Rechnung zu wenig Steuer aus, schuldet der Unternehmer trotzdem die gesetzlich vorgeschriebene Steuer. Bei zu hohem Steuerausweis nach § 14c UStG schuldet der Aussteller den überhöhten Betrag. Fehlerhafte Rechnungen lassen sich nachträglich berichtigen, aber ausschließlich durch den Rechnungsaussteller.

Aufbewahrung von Rechnungen

Rechnungen unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren nach § 14b UStG. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Das gilt für ausgehende wie für eingehende Rechnungen, egal ob auf Papier oder in elektronischer Form.

Bei der Aufbewahrung zählen zwei Kriterien: die Lesbarkeit über den gesamten Zeitraum und die Unveränderbarkeit der Rechnungsangaben. Eine E-Rechnung muss im ursprünglichen Format archiviert werden, ein reiner Ausdruck genügt nicht. Privatpersonen sind bei grundstücksbezogenen Werklieferungen zur Aufbewahrung über zwei Jahre verpflichtet, was auf der Rechnung durch einen entsprechenden Hinweis kenntlich zu machen ist.

Rechnung schnell und korrekt erstellen

Wer alle Pflichtangaben von Hand zusammenstellt, riskiert Lücken. Vorlagen und ein Online-Rechnungsgenerator nehmen diese Arbeit ab, weil sie die Rechnungsbestandteile bereits vorgeben und die Beträge automatisch berechnen. Die Excel-Vorlagen von rechnungsvordrucke.de rechnen Einzelposten, verschiedene Steuersätze und die Gesamtsumme selbstständig zusammen.

Der Online-Rechnungsgenerator führt Schritt für Schritt durch die Eingabe und liefert die fertige Rechnung als PDF, Word- oder Excel-Datei. Alle kaufmännischen und juristischen Bestandteile sind bereits enthalten, sodass Sie mit wenigen Klicks eine Rechnung mit sämtlichen Pflichtangaben erstellen. Nach der Erstellung werden Ihre Daten wieder gelöscht.

Häufige Fragen zu den Pflichtangaben

Welche Angaben sind auf jeder Rechnung Pflicht?

Für Rechnungen über 250,00 EUR brutto gelten elf Rechnungsbestandteile nach § 14 Abs. 4 UStG. Dazu zählen Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr, Datum, Rechnungsnummer, Beschreibung der Leistung, Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Entgeltminderungen und ein etwaiger Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Welche Pflichtangaben gelten unter 250 Euro?

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250,00 EUR brutto reichen nach § 33 UStDV der Name und die Anschrift des Leistenden, das Datum, die Menge und Art der Leistung, das Entgelt samt Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz. Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist hier nicht erforderlich.

Was muss auf einer Rechnung einer GmbH stehen?

Eine GmbH nennt zusätzlich zu den steuerlichen Angaben die Rechtsform, den Sitz, das Registergericht, die Handelsregisternummer und die Geschäftsführung. Diese Vorgaben stammen aus dem HGB und ergänzen die Anforderungen des Umsatzsteuerrechts.