Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen in Deutschland ihre Rechnungen im inländischen B2B-Geschäftsverkehr als elektronische Rechnung nach europäischer Norm ausstellen. Die Pflicht gilt unabhängig vom Umsatz und folgt auf eine gestufte Einführungsphase, die bereits am 1. Januar 2025 mit der Empfangspflicht für E-Rechnungen begonnen hat.
Gesetzliche Grundlage und Ziel
Die E-Rechnungspflicht ist im Wachstumschancengesetz verankert, das Ende März 2024 verkündet wurde. Der vollständige Titel lautet „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness". Das Gesetz verpflichtet in Deutschland ansässige B2B-Unternehmen zur Nutzung elektronischer Rechnungen und zielt darauf ab, Unternehmen finanziell zu entlasten und Investitionen zu fördern.
Zeitlicher Ablauf: Drei Stufen bis zur vollständigen Pflicht
Der Gesetzgeber hat die Einführung der E-Rechnungspflicht in mehrere Phasen gegliedert, um Unternehmen eine gestaffelte Anpassung zu ermöglichen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Diese Empfangspflicht gilt unabhängig von Größe oder Umsatz des Unternehmens.
Ab dem 1. Januar 2027 tritt die Ausstellungspflicht zunächst für größere Unternehmen in Kraft. Betroffen sind Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr. Sie müssen ihre Rechnungen im inländischen B2B-Bereich dann zwingend als E-Rechnung ausstellen. Für kleinere Unternehmen gilt bis zum 31. Dezember 2027 eine Übergangsfrist, in der sie weiterhin Rechnungen in anderen Formaten ausstellen dürfen.
Am 1. Januar 2028 endet die Übergangsfrist. Von diesem Zeitpunkt an wird die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich für alle Unternehmen verpflichtend, unabhängig von ihrer Größe oder ihrem Umsatz. Alle inländischen B2B-Rechnungen müssen dann zwingend im strukturierten E-Rechnungsformat nach europäischer Norm EN 16931 ausgestellt werden. Papierrechnungen, einfache PDF-Dokumente und nicht-konforme elektronische Formate sind dann in keinem Fall mehr zulässig. Auch EDI-Verfahren müssen ab diesem Zeitpunkt konform zur Norm EN 16931 sein.
Was gilt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-Rechnung per E-Mail. Das Gesetz stellt klare Anforderungen: Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden. Sie muss elektronisch weiterverarbeitet werden können. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931.
Zulässige E-Rechnungen liegen in einem strukturierten elektronischen Format vor, beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD. Gescannte Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen gelten nicht als E-Rechnungen, sondern als sonstige Rechnungen und sind ab 2028 im inländischen B2B-Bereich nicht mehr zulässig.
Wer ist betroffen, wer nicht?
Betroffen von der E-Rechnungspflicht sind nur inländische Unternehmen, also Unternehmen mit Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte im Inland. Ausländische Unternehmer ohne feste Niederlassung in Deutschland sind nicht zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Sie können in der Rechnung darauf hinweisen, dass keine E-Rechnungspflicht besteht.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht sind für bestimmte steuerfreie Umsätze und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro vorgesehen. Wichtig: Kleinunternehmen im Sinne des § 19 UStG sind von der Ausnahmeregelung für Kleinbetragsrechnungen ausgenommen. Sie müssen ab 2028 für alle B2B-Umsätze im Inland E-Rechnungen ausstellen, sofern keine andere Ausnahme greift.
Welche Risiken bestehen bei Nicht-Einhaltung?
Unternehmen, die die Anforderungen der E-Rechnungspflicht nicht erfüllen, riskieren ihren Vorsteuerabzug. Eine Validierung der E-Rechnung kann Formatfehler aufdecken, die sonst zu einer Gefährdung des Vorsteuerabzugs führen können. Entspricht eine Rechnung nicht der Norm EN 16931, kann das Finanzamt die Anerkennung als ordnungsgemäße Rechnung verweigern.
Was Unternehmen jetzt tun sollten
Betroffene Unternehmen sollten ihre Software und internen Prozesse frühzeitig auf die neuen Anforderungen ausrichten. Notwendige Maßnahmen umfassen die Prüfung der Empfangsfähigkeit, die nahtlose Verarbeitung eingehender E-Rechnungen, die Anpassung von Freigabeprozessen und die rechtssichere Archivierung gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und Datenzugriff (GoBD). Zudem sollten Unternehmen klare Verantwortlichkeiten für den gesamten Prozess festlegen.
Da die vollständige Ausstellungspflicht am 1. Januar 2028 in Kraft tritt, bleibt Unternehmen noch Zeit für die Umstellung. Wer jedoch bereits heute plant, kann technische Hürden und Übergangskosten besser bewältigen und vermeidet Risiken für den Vorsteuerabzug.
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Die Angaben erfolgen ohne Gewähr. Rechtslage und Fristen können sich ändern. Bei Fragen zur konkreten Umsetzung im Unternehmen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder die zuständige Finanzbehörde.