Eine Rechnung schreiben Sie, indem Sie die Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes eintragen, eine fortlaufende Nummer vergeben und Beträge berechnen. Dann versenden Sie sie und bewahren eine Kopie acht Jahre auf.

Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem Sie eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnen.

Der Prozess in sechs Schritten

Schritt 1: Prüfen, ob eine Rechnung nötig ist

Liefern oder leisten Sie als Unternehmer an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, müssen Sie innerhalb von sechs Monaten abrechnen.

Dasselbe gilt gegenüber juristischen Personen, die nicht Unternehmer sind, und bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück.

Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind ausgenommen. Im Übrigen sind Sie zur Rechnungsstellung nur berechtigt.

Schritt 2: Rechnungsnummer vergeben

Vergeben Sie eine fortlaufende, einmalige Nummer aus einer oder mehreren Zahlenreihen.

Schritt 3: Positionen und Zeitpunkt beschreiben

Nennen Sie in der Leistungsbeschreibung Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Dienstleistung sowie den Zeitpunkt.

Mehrere Posten führen Sie als Positionen mit Stückzahl und Preisen auf.

Schritt 4: Beträge und Steuer berechnen

Schlüsseln Sie den Nettobetrag nach Steuersätzen auf und nennen Sie Steuersatz und Steuerbetrag.

Das Rechenbeispiel ist fiktiv; den Satz für Ihren Umsatz legt dieser Artikel nicht fest.

Posten Betrag
Nettobetrag 1.000,00 Euro
Umsatzsteuer 19 % 190,00 Euro
Gesamtbetrag 1.190,00 Euro

Weisen Sie versehentlich zu viel Steuer aus, schulden Sie auch den Mehrbetrag.

Schritt 5: Format wählen und versenden

Prüfen Sie, ob die E-Rechnungspflicht greift; dann brauchen Sie ein strukturiertes, maschinell lesbares Format.

Papier oder eine PDF-Datei ohne eingebetteten Datensatz gelten als sonstige Rechnung.

Außerhalb der E-Rechnungspflicht versenden Sie elektronisch nur mit Zustimmung des Kunden.

Schritt 6: Zahlung verfolgen und aufbewahren

Legen Sie eine Kopie ab und notieren Sie für die Nachverfolgung das Fälligkeitsdatum.

Zahlt der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, ist er nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens in Verzug.

Gegenüber Verbrauchern gilt diese Frist nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist.

Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Das Umsatzsteuergesetz verlangt acht Angaben:

  1. vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
  2. Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
  3. das Ausstellungsdatum
  4. eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
  5. Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Dienstleistung
  6. der Zeitpunkt der Lieferung oder Dienstleistung
  7. das Entgelt (Betrag ohne Steuer) nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, samt vorab vereinbarter Minderungen
  8. Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

In Sonderfällen kommen ein Verweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden oder die Angabe „Gutschrift“ hinzu.

Jede Angabe erläutert der Ratgeber-Beitrag zu den Pflichtangaben.

Steuernummer vom Finanzamt oder USt-IdNr.

Eine der beiden Nummern genügt; die USt-IdNr. vergibt, anders als die Steuernummer, das Bundeszentralamt für Steuern.

Rechnungsnummer und Rechnungsdatum

Das Rechnungsdatum ist der Tag der Ausstellung.

Bei Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmern ist keine fortlaufende Nummer nötig.

Sonderfälle

Kleinunternehmer

Nach der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) sind Ihre Umsätze steuerfrei, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Im Gründungsjahr darf der Umsatz 25.000 Euro nicht überschreiten.

Nach § 34a UStDV genügen die Angaben zu beiden Seiten aus Punkt 1 der Liste, Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer und das Ausstellungsdatum.

Dazu kommen die Leistungsangaben aus Punkt 5, der Betrag in einer Summe und der Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.

Papier ist immer zulässig, ein PDF mit Zustimmung des Kunden.

Kleinbetrag bis 250 Euro

Bis 250 Euro Gesamtbetrag reichen nach § 33 UStDV Name und Anschrift des Ausstellers, das Datum sowie die Leistungsangaben aus Punkt 5 der Liste.

Dazu kommt der Bruttobetrag in einer Summe, mit Prozentsatz der Umsatzsteuer oder Vermerk zur Steuerbefreiung.

Für Umsätze nach §§ 3c, 6a und 13b UStG gilt das nicht.

Privatperson

Sind Sie nicht Unternehmer, weisen Sie keine Umsatzsteuer aus; die Rechnungsvorschriften des Umsatzsteuergesetzes gelten für Unternehmer.

Unternehmer ist, wer selbstständig und nachhaltig Einnahmen erzielt, auch ohne Gewinnabsicht.

Wer als Nicht-Unternehmer trotzdem Umsatzsteuer ausweist, schuldet den ausgewiesenen Betrag.

Freiberufler und Freelancer

Für Freiberufler und Freelancer gelten als beruflich Selbstständige dieselben Vorgaben, je nach Umsatz auch die Kleinunternehmerregelung.

Programme und Anbieter für den Rechnungsprozess

Vorlagen für Textverarbeitung

Solange keine E-Rechnungspflicht besteht, sind zum Einstieg Rechnungsvorlagen für Word eine Lösung.

Achten Sie auf Qualität: Jede Pflichtangabe braucht ein eigenes Feld, damit bei der Rechnungserstellung nichts fehlt.

Online-Tools und Online-Editor

Online-Tools laufen im Browser statt als installierte Software; mehr dazu unter Rechnungen online.

Eine Vorlage zum Ausfüllen finden Sie im Online-Editor.

Rechnungsprogramm und Buchhaltungssoftware

Ein Rechnungsprogramm oder eine Buchhaltungssoftware kommt ab einer Rechnungsanzahl infrage, bei der Sie Nummern und offene Zahlungen von Hand nicht mehr überblicken.

Messen Sie Funktionen und Kosten der Software an Ihren Anforderungen, etwa der Integration in die Buchhaltung.

Bei E-Rechnungspflicht braucht die Rechnungssoftware Funktionen zur Erstellung eines zulässigen Formats wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Alternative: Kostenlose Tools für gelegentliche Rechnungen

Bei kostenlosen Tools prüfen Sie vorab Bedingungen wie eine Registrierung und den Funktionsumfang für Ihren Bedarf.

E-Rechnung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Pflicht prüfen (siehe unten).
  2. Format mit dem Kunden klären.
  3. Strukturierte Rechnungsdaten als Datei erzeugen.
  4. Datei mit einer Validierungsanwendung gegen die EN 16931 prüfen.
  5. Datei übermitteln.
  6. Acht Jahre lesbar aufbewahren.

Wann die E-Rechnung Pflicht ist

Die E-Rechnungspflicht gilt, wenn Sie an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen leisten und beide im Inland ansässig sind; eine Zustimmung ist nicht nötig.

Ausgenommen sind etwa steuerfreie Umsätze aus Schritt 1, Rechnungen von Kleinunternehmern und Kleinbetragsrechnungen außer bei §§ 3c, 6a und 13b UStG.

Alle inländischen Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer; ein E-Mail-Postfach genügt.

Übergangsfristen bis Ende 2027

Umsätze aus 2025 und 2026 dürfen Sie bis Ende 2026 auf Papier abrechnen, mit Zustimmung auch in einem anderen elektronischen Format.

Für Umsätze aus 2027 gilt das bis Ende 2027 nur bei höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr (§ 27 Abs. 38 UStG).

XRechnung, ZUGFeRD und PDF

Die XRechnung besteht rein aus XML-Daten.

Vorteil von ZUGFeRD: XML-Daten und PDF stecken in einer Datei.

Beide erfüllen die Anforderungen der EN 16931, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.

Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht vorgeschrieben; mit ihr gelten Echtheit und Unversehrtheit als gewährleistet.

Versand und Aufbewahrung

Den Übermittlungsweg einer E-Rechnung vereinbaren Sie mit dem Kunden.

Beispiele sind E-Mail, Portal-Download oder Schnittstelle.

Nach § 14b UStG bewahren Sie Kopien Ihrer ausgestellten und alle erhaltenen Rechnungen acht Jahre auf.

Die Frist beginnt mit Ablauf des Ausstellungsjahres.

Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich selbst eine Rechnung erstellen?

Tragen Sie die acht Pflichtangaben in eine Vorlage ein und prüfen Sie vorher die Sonderfälle.

Wo kann ich kostenlos eine Rechnung erstellen?

Infrage kommen Vorlagen oder Online-Tools; prüfen Sie vorab die Bedingungen kostenloser Optionen.

Mit welchem Programm kann ich Rechnungen schreiben?

Ohne E-Rechnungspflicht genügt eine Textverarbeitung mit Vorlage, sonst eine Lösung, die etwa eine XRechnung erzeugt.

Wie stelle ich als Privatperson eine Rechnung aus?

Ohne Umsatzsteuer, solange Sie nicht Unternehmer sind; ein Steuerausweis würde eine Steuerschuld auslösen.

Fazit und Tipps

Bevor Sie eine Rechnung schreiben, prüfen Sie, ob ein Kleinbetrag, die Kleinunternehmerregelung oder die E-Rechnungspflicht greift.

Rechnungsbelege bewahren Sie acht Jahre auf; zehn Jahre gelten für sie seit 2025 nicht mehr.

Quellen

Stand der Prüfung: 07.10.2026.

Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung. Im Zweifel wenden Sie sich an Ihr Finanzamt oder an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.