Eine Rechnung ist kein formloses Schreiben. Das Umsatzsteuergesetz schreibt vor, welche Angaben sie enthalten muss – und die Folgen einer Lücke trägt in der Regel nicht der Aussteller, sondern der Empfänger: Ihm kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen, wenn die Rechnung unvollständig ist.

Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Für Rechnungen über mehr als 250 Euro brutto gilt der vollständige Katalog:

  1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
  2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers. Eine der beiden genügt.
  3. Ausstellungsdatum der Rechnung.
  4. Fortlaufende Rechnungsnummer, die zur Identifizierung einmalig vergeben wird.
  5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der sonstigen Leistung.
  6. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung – oder, bei Anzahlungen, der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts.
  7. Nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist.
  8. Anzuwendender Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag – oder bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass die Leistung steuerfrei ist.

Zwei Angaben, die häufig fehlen

Der Leistungszeitpunkt. Er ist eine eigenständige Pflichtangabe und wird nicht durch das Ausstellungsdatum ersetzt. Fallen beide auf denselben Tag, muss das ausdrücklich in der Rechnung stehen; ein bloßes Rechnungsdatum genügt nicht. Zulässig ist die Angabe des Kalendermonats, in dem die Leistung erbracht wurde.

Die Einmaligkeit der Rechnungsnummer. Das Gesetz verlangt eine fortlaufende Nummer, die einmalig vergeben wird. Eine versehentlich doppelt vergebene Nummer ist ein formeller Mangel. Wie das Schema aufgebaut ist, bleibt dem Unternehmen überlassen – lückenlos aufsteigend muss es nicht sein, eindeutig aber schon.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Liegt der Bruttobetrag bei höchstens 250 Euro, genügt nach § 33 UStDV ein verkürzter Satz an Angaben:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Ausstellungsdatum
  • Menge und Art der Leistung
  • Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
  • der Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

Anschrift des Empfängers, Rechnungsnummer, Steuernummer und der getrennt ausgewiesene Steuerbetrag entfallen also. Die Erleichterung gilt allerdings nicht in allen Fällen – etwa nicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und nicht beim Übergang der Steuerschuldnerschaft.

Pflichthinweise in Sonderfällen

Neben dem Grundkatalog verlangt das Gesetz in bestimmten Konstellationen einen ausdrücklichen Hinweis in der Rechnung:

  • Steuerbefreiung: Ist die Leistung steuerfrei, tritt an die Stelle von Steuersatz und Steuerbetrag ein Hinweis auf den Grund der Befreiung.
  • Übergang der Steuerschuldnerschaft: Schuldet der Leistungsempfänger die Steuer, muss die Rechnung die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" enthalten. Umsatzsteuer wird dann nicht ausgewiesen.
  • Gutschrift: Rechnet der Leistungsempfänger selbst ab, muss das Dokument die Angabe „Gutschrift" tragen.
  • Leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück: Hier ist auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers nach § 14b Abs. 1 UStG hinzuweisen.

Was ein Fehler praktisch bedeutet

Ein formeller Mangel macht die Rechnung nicht ungültig, gefährdet aber den Vorsteuerabzug des Empfängers. Der Aussteller kann eine unvollständige Rechnung berichtigen; die Berichtigung muss sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen. Wer regelmäßig abrechnet, fährt deshalb besser damit, den Katalog einmal fest in die Vorlage einzuarbeiten, statt ihn bei jeder Rechnung neu zu prüfen. Daran ändert die E-Rechnungspflicht nichts: Sie betrifft Format und Übermittlungsweg, nicht den Inhalt – die Übergangsfrist für die Ausstellung von Papier- und PDF-Rechnungen läuft am 31. Dezember 2026 aus.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.