Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze verpflichtend ausstellen. Die Übergangsfrist endet am 31. Dezember 2026. Das geht aus dem Wachstumschancengesetz hervor, das Ende März 2024 verkündet wurde.
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Dokument, das automatisch in Buchhaltungssysteme übernommen werden kann. Einfache PDF-Dokumente erfüllen diese Anforderungen nicht. Zulässige Formate sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (Hybrid aus XML und PDF). Die Regelung zielt darauf ab, doppelte Arbeitsgänge und Fehler zu vermeiden sowie Einsparpotenziale zu schaffen, wie das Bundesfinanzministerium erläutert.
Empfangspflicht gilt bereits seit Januar 2025
Seit 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Diese Pflicht gilt unabhängig von Unternehmensgrösse oder Umsatz. Die rechtliche Grundlage bildet § 14 UStG, ergänzt durch Abgabenordnung und GoBD für Aufbewahrung und Revisionssicherheit.
Die Ausstellungspflicht folgt zeitlich versetzt: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen noch auf Papier- oder PDF-Rechnungen setzen, sofern der Empfänger zustimmt. Diese Übergangsfrist ermöglicht Firmen, ihre technischen und organisatorischen Prozesse anzupassen.
Gestaffelte Ausstellungspflicht nach Unternehmensgrösse
Die Ausstellungspflicht tritt in zwei Stufen in Kraft. Ab 1. Januar 2027 sind zunächst Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro betroffen. Kleinere Unternehmen mit einem Umsatz bis zu diesem Schwellenwert erhalten eine verlängerte Übergangsfrist bis 31. Dezember 2027.
Ab 1. Januar 2028 müssen dann im Regelfall alle betroffenen B2B-Rechnungen in elektronischem Format ausgestellt werden. Ausnahmen bestehen für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro, bestimmte steuerfreie Leistungen sowie spezielle Branchen.
Technische Anforderungen und Archivierung
Papierbelege oder reine PDFs gelten nicht als E-Rechnung. Auch gescannte Papierrechnungen sind nicht zulässig. Ein PDF ohne eingebettete XML-Daten erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht. Das Originalformat muss revisionssicher archiviert werden – die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel zehn Jahre gemäss Abgabenordnung und GoBD.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Rechnungsdaten automatisch in ihre Buchhaltung überführbar sind. Fehler bei der elektronischen Verarbeitung können den Vorsteuerabzug gefährden, warnt Steuerberater Braun in einer Veröffentlichung vom 8. Januar 2026.
Grenzüberschreitende Geschäfte und EU-Vorgaben
Bei grenzüberschreitenden Geschäften innerhalb der EU müssen Unternehmen die EN-16931-Norm beachten. Diese europäische Norm definiert die semantischen Anforderungen an elektronische Rechnungen und stellt die Kompatibilität zwischen den Mitgliedstaaten sicher.
Handlungsbedarf für Unternehmen
Unternehmen sollten folgende Punkte adressieren:
- Überprüfung der technischen Empfangsfähigkeit für E-Rechnungen
- Einrichtung nahtloser Verarbeitungs- und Freigabeprozesse
- Sicherstellung einer rechtssicheren, GoBD-konformen Archivierung
- Klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten in der Organisation
Entscheidend für die Anwendung der alten oder neuen Regelungen ist der Umsatzzeitpunkt, nicht der Ausstellungszeitpunkt. Wurde ein Umsatz vor dem 1. Januar 2025 ausgeführt, kann die Rechnung auch später noch nach den alten Regelungen ausgestellt werden.
Vorbereitung auf künftiges Meldesystem
Die E-Rechnungspflicht bereitet ein zu einem späteren Zeitpunkt geplantes Meldesystem vor. Dieses soll eine zeitnahe und transaktionsbezogene elektronische Meldung bestimmter Rechnungsangaben an die Finanzverwaltung ermöglichen. Dies erfordert weitere technische und organisatorische Anpassungen in den Unternehmen.