Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen empfangen und weiterverarbeiten zu können. Mit dem Empfang solcher E-Rechnungen entsteht grundsätzlich auch die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation – selbst wenn im Betrieb ansonsten keine Buchhaltungssoftware zum Einsatz kommt.

Was ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess bei elektronischen Dokumenten – von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung bis hin zum eindeutigen Wiederfinden, zur maschinellen Auswertbarkeit, zur Absicherung gegen Verlust und Verfälschung sowie zur Reproduktion. Das definieren die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).

Die Rechtsgrundlage liegt in der Notwendigkeit nachzuweisen, dass bei der Verarbeitung digitaler Dokumente die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der GoBD für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten sowie Belegen erfüllt sind.

Warum wird die Verfahrensdokumentation 2025/2026 wichtiger?

Mit der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich, die seit Jahresbeginn 2025 gilt, hat sich der Kreis der betroffenen Unternehmen deutlich erweitert. Wer elektronische Rechnungen empfängt, muss deren Verarbeitung dokumentieren – unabhängig davon, ob der Betrieb eine umfassende Buchhaltungssoftware nutzt oder nicht. Damit rückt die Verfahrensdokumentation auch für kleinere Unternehmen und Selbstständige in den Fokus, die bislang möglicherweise auf analoge Prozesse gesetzt haben.

Eine lückenlose Verfahrensdokumentation ist entscheidend für eine GoBD-konforme digitale Buchführung und schützt Unternehmen vor hohen Steuernachzahlungen bei Prüfungen. Sie macht steuerrelevante Geschäftsprozesse prüfbar und zeigt, wie Belege entstehen, bearbeitet, kontrolliert und archiviert werden. Ein sachverständiger Dritter – etwa ein Steuerprüfer oder Wirtschaftsprüfer – soll in angemessener Zeit Prozesse und Verfahren nachvollziehen und prüfen können.

Aufbau und Inhalt: Vier Teile nach Vorgabe der Finanzverwaltung

Die Verfahrensdokumentation kann nicht nach dem Prinzip „einfach alles aufschreiben" erstellt werden, sondern basiert auf standardisierten Methodiken zur einheitlichen Strukturierung. Die Finanzverwaltung fordert ein vierteiliges Dokument:

1. Allgemeine Beschreibung

Hier werden die rechtlichen Rahmenbedingungen, der Ort der Datenhaltung, eventuelle Outsourcing-Vereinbarungen und die Frage geklärt, welcher Prozess dokumentiert wird.

2. Anwenderdokumentation

Dieser Teil umfasst die Prozessbeschreibung – etwa für die Eingangsrechnungsverarbeitung, das Dokumentenmanagement, das Vertragsmanagement oder die digitale Postzustellung –, Arbeitsanweisungen, Schulungs- und Einweisungskonzepte sowie Administrationsvorgaben.

3. Betriebsdokumentation

Die Betriebsdokumentation beschreibt die Überwachung des laufenden Betriebs, die Datensicherung und das Change Management, also den Umgang mit Änderungen an Systemen und Prozessen.

4. Technische Systemdokumentation

Hier werden Hard- und Software, die Konfiguration der eingesetzten Lösung sowie Schnittstellen zu anderen Systemen festgehalten.

Zusätzlich gehört ein internes Kontrollsystem zur Sicherung der Anforderungen zur Verfahrensdokumentation.

Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben

Änderungen der Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar dokumentiert werden. Das ist besonders für die Nachverfolgung von Prozessveränderungen relevant – etwa wenn ein Unternehmen auf ein neues Kassensystem umstellt oder die Schnittstelle zu einem Steuerberater anpasst.

Praxisbeispiele: Kassensysteme und weitere DV-Systeme

Für bestimmte Bereiche existieren bereits Muster-Verfahrensdokumentationen. Der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. (DFKA) hat eine Vorlage für Kassensysteme erstellt, die sich auf die ordnungsmäßige Kassenführung bezieht. In einem 38-seitigen Dokument werden Verfahrensschritte zur ordnungsmäßigen Abrechnung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen dargestellt. Darüber hinaus müssen weitere DV-Systeme zur erstmaligen Erfassung von Geschäftsvorfällen – etwa Waagen oder Taxameter – dokumentiert werden.

Besonders wichtig ist die Verfahrensdokumentation für Betriebe, die viel mit Bargeld arbeiten.

Empfehlung: Rücksprache mit der Steuerkanzlei

Unternehmer haben es bei der Verfahrensdokumentation mit einer ganzen Reihe an Einzelaspekten zu tun. Um die gesetzlich geforderten Vorgaben einzuhalten, wird die Rücksprache mit der Steuerkanzlei empfohlen. Eine korrekte Verfahrensdokumentation ist der Schlüssel zur GoBD-Konformität, zum Schutz des Unternehmens und für ein Plus an Prozessklarheit.

Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung dar. Die Angaben erfolgen ohne Gewähr. Rechtslage und Fristen können sich ändern. Wenden Sie sich bei Fragen zu Ihrer konkreten Situation bitte an Ihren Steuerberater oder Ihr Finanzamt.