Unternehmen dürfen seit Inkrafttreten der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form oder auf Datenträgern) Papierbelege nach der Digitalisierung vernichten, sofern sie das Verfahren des ersetzenden Scannens rechtssicher umsetzen. Dabei ersetzt das digitale Abbild das Papieroriginal vollständig – es ergänzt es nicht nur. Allerdings gelten strenge technische und organisatorische Anforderungen, die zwingend dokumentiert und eingehalten werden müssen.

Was ist ersetzendes Scannen und welche Vorteile bietet es?

Ersetzendes Scannen bezeichnet ein vom Gesetzgeber zugelassenes Verfahren, bei dem digitale Abbilder von Belegen rechtlich an die Stelle der Papieroriginale treten. Im Unterschied zur einfachen Digitalisierung, bei der das Original zusätzlich aufbewahrt werden muss, können Unternehmen nach korrektem ersetzenden Scannen einen Großteil ihrer Belege physisch vernichten. Die digitale Belegverwaltung ist 2026 keine freiwillige Optimierung mehr – sie wird durch die GoBD faktisch zur Pflicht und ermöglicht gleichzeitig eine effizientere und rechtssichere Buchhaltung.

Die Aufbewahrungsfrist für digitale Belege beträgt nach der Modernisierung der Aufbewahrungsvorschriften acht Jahre. Das Verfahren betrifft nicht nur Rechnungen und Quittungen, sondern sämtliche steuerlich relevanten Unternehmensunterlagen.

Rechtliche Grundlagen: GoBD und Verfahrensdokumentation

Das ersetzende Scannen muss gemäß den GoBD umgesetzt werden. Diese Grundsätze legen fest, wie elektronische Aufzeichnungen zu führen und aufzubewahren sind, damit sie vor dem Finanzamt Bestand haben. Bei korrekter Umsetzung erfüllt das Verfahren alle Anforderungen an rechtssichere Dokumente, sodass Sie bei Betriebsprüfungen nachweisen können, dass die digitalisierten Belege rechtskonform sind.

Kernstück jeder rechtssicheren Digitalisierung ist die Verfahrensdokumentation. Sie ist keine Formalie, sondern zwingende Voraussetzung dafür, dass das Finanzamt die digitalen Belege anerkennt. Die Verfahrensdokumentation muss schriftlich festhalten, welche Verfahren und Maßnahmen Sie für die Digitalisierung, die elektronische Aufbewahrung und die Vernichtung der Papierbelege im Unternehmen treffen. Sie macht den gesamten Prozess des ersetzenden Scannens prüfbar und nachvollziehbar.

Die Dokumentation sollten Sie mindestens einmal jährlich überprüfen und bei Änderungen – etwa bei einem Softwarewechsel oder neuen Zuständigkeiten – sofort anpassen.

Technische Anforderungen an Scanner, Dateiformate und Archivierung

Für einen GoBD-konformen Scanprozess benötigen Sie einen Scanner mit ausreichender Qualität. Die Mindestauflösung liegt bei 300 dpi, damit Texte und Zahlen vollständig lesbar bleiben.

Als Dateiformat empfiehlt sich PDF, weil es unveränderbar ist, eine hohe Lesbarkeit bietet und sich einfach archivieren lässt. Alternativ sind TIFF- und JPEG-Dateien möglich, insbesondere für grafische Dokumente. Entscheidend ist, dass das gewählte Format eine unveränderbare, vollständige und gut lesbare Speicherung garantiert. Zudem sollten Belege maschinell auswertbar bleiben, was vor allem mit PDF optimal funktioniert.

Für die Archivierung müssen Sie eine revisionssichere Lösung wählen, die das Format PDF/A unterstützt. Revisionssicher bedeutet: Dateien können nach der Ablage nicht mehr verändert werden. Nur so ist die Unveränderbarkeit gewährleistet, die das Finanzamt fordert.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So setzen Sie ersetzendes Scannen um

Schritt 1 – Dokumente kategorisieren

Legen Sie zunächst fest, welche Dokumentenarten Sie künftig ersetzend scannen und welche Ausnahmen es gibt. Nicht alle Dokumente dürfen digitalisiert und dann vernichtet werden – notarielle Urkunden beispielsweise müssen Sie im Original aufbewahren. Erstellen Sie eine Liste der betroffenen Belegarten (Rechnungen, Quittungen, Lieferscheine, Verträge) und kennzeichnen Sie Ausnahmen.

Schritt 2 – Verfahrensdokumentation erstellen

Dokumentieren Sie den Scanprozess schriftlich. Die Verfahrensdokumentation muss mindestens folgende Punkte umfassen:

  • Beschreibung der eingesetzten Hard- und Software (Scannermodell, Auflösung, Archivierungssystem)
  • Festlegung von Verantwortlichkeiten (wer scannt, wer prüft, wer gibt die Vernichtung frei)
  • Regeln zur Qualitätssicherung (Vollständigkeit, Lesbarkeit)
  • Ort und Art der Archivierung (Server, Cloud-Lösung, Backup-Strategie)

Schritt 3 – Prozess testen und Mitarbeitende schulen

Führen Sie einen Testlauf durch, um sicherzustellen, dass alle Scans vollständig und lesbar sind. Prüfen Sie dabei auch, ob die Archivierung funktioniert und ob Sie die Belege später problemlos wiederfinden. Falls Mitarbeitende im Unternehmen vorhanden sind, müssen Sie diese im korrekten Umgang mit dem Scanprozess schulen.

Schritt 4 – Originalvernichtung erst nach Sichtprüfung

Das Papieroriginal dürfen Sie erst vernichten, nachdem Sie den Scan auf Vollständigkeit und Lesbarkeit geprüft haben. Sind Texte unleserlich, Ränder abgeschnitten oder Seiten vergessen, bleibt das Original aufbewahrungspflichtig. Dokumentieren Sie im Prozess, wer die Prüfung wann vorgenommen hat – diese Nachvollziehbarkeit verlangt das Finanzamt.

Schritt 5 – Regelmäßige Aktualisierung der Dokumentation

Die Verfahrensdokumentation ist kein einmaliges Projekt. Überprüfen Sie sie mindestens einmal jährlich und passen Sie sie sofort an, wenn sich im Unternehmen etwas ändert – etwa bei einem Wechsel der Buchhaltungssoftware oder neuen Zuständigkeiten.

Weitere Anforderungen an den Belegablauf

Neben der Verfahrensdokumentation und den technischen Voraussetzungen müssen Sie folgende Punkte beachten:

  • Prüfen Sie nach jedem Scan das elektronische Bild sofort auf Vollständigkeit und Lesbarkeit.
  • Erfassen Sie die Belege zeitnah in Ihrer Buchhaltungssoftware und schreiben Sie sie fest. „Zeitnah" bedeutet in der Regel: innerhalb weniger Tage, nicht erst am Jahresende.
  • Bewahren Sie bestimmte Belege immer auch im Original auf – etwa notarielle Urkunden, Eröffnungsbilanzen oder Jahresabschlüsse, die handschriftlich unterschrieben wurden.
  • Beachten Sie, dass Sie als Unternehmerin oder Unternehmer die Verantwortung für die Buchführung und Belegablage tragen – auch wenn Sie die technische Umsetzung an Dritte delegieren.

Wichtige Einschränkungen und Ausnahmen

Nicht alle Dokumente dürfen ersetzend gescannt werden. Notarielle Urkunden, beglaubigte Abschriften und bestimmte handschriftlich unterschriebene Jahresabschlüsse müssen Sie im Original aufbewahren. Prüfen Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater, welche Dokumente in Ihrem Unternehmen betroffen sind.

Beachten Sie außerdem, dass Sie die Verfahrensdokumentation bei einer Betriebsprüfung vorlegen müssen. Fehlt sie oder ist sie lückenhaft, kann das Finanzamt die digitalen Belege verwerfen – mit der Folge, dass Betriebsausgaben nicht anerkannt werden.

Haftungshinweis

Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Die Angaben erfolgen ohne Gewähr. Rechtslage und Fristen können sich ändern. Wenden Sie sich bei Unsicherheiten an Ihr Finanzamt oder an einen Steuerberater.