Seit dem 1. Januar 2025 muss in Deutschland jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, und ab dem 1. Januar 2027 gilt für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im B2B-Bereich die Versandpflicht. Das teilt der Ratgeber von Tap and Type unter Verweis auf Bundesfinanzministerium und DATEV mit (Stand: 7. September 2026). Für kleine Betriebe ist die Wahl der Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware damit eine praktische Frage. Die Angaben ersetzen keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung, erfolgen ohne Gewähr, und Rechtslage und Fristen können sich ändern. Bei Zweifeln hilft das Finanzamt oder ein Steuerberater.
Welche Fristen gelten für die E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Eingeführt wurde die Pflicht mit dem Wachstumschancengesetz, sie gilt gestaffelt:
- Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen, ohne Übergangsfrist.
- Bis 31. Dezember 2026: Übergangsphase, in der Papier- oder PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiter erlaubt sind.
- Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht im B2B für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Kleinere Betriebe haben laut Tap and Type bis Ende 2027 Zeit.
- Ab 1. Januar 2028: E-Rechnungsversand für alle inländischen B2B-Umsätze.
Müssen Kleinunternehmer Software verwenden?
Accountable schreibt in seinem Ratgeber vom 6. Oktober 2026, ein Kleinunternehmer müsse keine Software verwenden. Eine digitale, GoBD-konforme Lösung sei aber der realistischste und sicherste Weg, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Fehler könnten bei einer Betriebsprüfung teuer werden. Tap and Type geht weiter und nennt GoBD-konforme Software wegen der Empfangspflicht faktisch verpflichtend.
Worauf sollten kleine Betriebe bei der Auswahl achten?
Der sevdesk-Ratgeber (Stand: 13. Juli 2026) nennt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG als wichtigstes Kriterium. Das Programm sollte Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis samt passendem Hinweis erstellen können. Weitere Punkte aus den Quellen:
- Rechtssichere Rechnungen mit Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-ID, Rechnungsdatum, fortlaufender Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und Betrag.
- Empfang von E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD, auch ohne eigene Versandpflicht.
- Einfache Bedienung: Laut Papierkram und sevdesk sollte sich ein Programm ohne Einweisung erschließen und eine Rechnung in wenigen Klicks ermöglichen.
- Mobile App, etwa für Handwerker und Freelancer, die unterwegs arbeiten.
- Bankabgleich und Belegbuchung, die laut fuer-gruender.de (Stand: 29. Oktober 2025) im Büro Zeit sparen.
- Zahlungsstatus: The Digital Project Manager (10. Oktober 2026) nennt Transparenz darüber, ob eine Rechnung versendet, angesehen, bezahlt oder überfällig ist.
- Preis und Limits: Auf Funktionsumfang im Tarif und Begrenzungen bei der Rechnungszahl achten.
Xentral (10. November 2026) unterscheidet nach Bedarf: Wer die Buchhaltung an den Steuerberater abgibt, braucht womöglich nur ein Rechnungsprogramm. Wer alles selbst erledigt, benötigt Belegerfassung, Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und Banking-Verknüpfung. Ein Programm mit Buchhaltungsfunktionen kann laut sevdesk einen späteren Wechsel ersparen.
Was kosten ausgewählte Rechnungstools?
Der sevdesk-Vergleich (Stand: 13. Juli 2026) nennt folgende Einstiegspreise. Es handelt sich um Herstellerangaben eines Anbieters, der selbst im Vergleich vertreten ist; Preise können sich seither geändert haben.
| Tool | Preis ab | Testphase | Dauerhaft kostenlos |
|---|---|---|---|
| sevdesk | 0 €/Monat | 14 Tage | ja |
| Shine | 9 €/Monat | 30 Tage | ja |
| WISO MeinBüro | 9 €/Monat | 14 Tage | nein |
| easybill | 0 €/Monat | 7 Tage | ja |
| Accountable | 9,89 €/Monat | 14 Tage | ja |
| Sage Active | 25 €/Monat | 30 Tage | nein |
| Billomat | 29 €/Monat | 14 Tage | nein |
Laut sevdesk bietet der eigene Einsteiger-Tarif bis zu drei (E-)Rechnungen pro Monat. Der Anbieter nutzt nach eigenen Angaben DSGVO-konformes Hosting mit Serverstandort in Deutschland. In einem zweiten Vergleich (Stand: Juli 2026) bieten alle acht aufgeführten Anbieter die Kleinunternehmerregelung und (E-)Rechnungen. Die dortigen Trustpilot-Bewertungen reichen von 3,3 bis 4,8 von 5 Punkten, Accountable liegt mit 4,8 vorn. Auch dieser Vergleich stammt von sevdesk, das sich selbst empfiehlt.
Wann reichen einfache Lösungen?
Fuer-gruender.de ordnete am 2. November 2026 weitere Angebote ein. Vivid sei ein Geschäftskonto mit Rechnungsmodul für sehr kleine Unternehmen mit minimalem Rechnungsbedarf, aber kein vollwertiges Rechnungsprogramm. Billtano sei eine sehr einfache Online-Lösung für gelegentliche Rechnungsschreiber, buchbar für 30, 90 oder 360 Tage und nicht für den Dauerbetrieb ausgelegt. Kostenlose Rechnungsgeneratoren nannte dasselbe Portal in einem Beitrag vom 29. Oktober 2025 nicht empfehlenswert.