Wer einen Verein führt oder sich um die verwalterischen Tätigkeiten kümmert, muss auch Rechnungen erstellen. Damit das auf korrekte Art erfolgt, sollten alle wichtigen Pflichtangaben enthalten sein. Hier auf dieser Seite gibt es die Möglichkeit, sich eine Rechnungsvorlage für Vereine als Word- oder Excel-Datei herunterzuladen.
Was ist eine Rechnungsvorlage für einen Verein?
Die Rechnungsvorlage für einen Verein enthält alle wichtigen Pflichtangaben, die Vereine auf einer Rechnung angeben müssen. Es werden alle gesetzlichen Vorgaben berücksichtigt, aber auch Besonderheiten umgesetzt. Vereine müssen Rechnungen schreiben, da Geschäftspartner für ihre Leistungen einen Nachweis benötigen. Häufig haben sie sogar einen rechtlichen Anspruch darauf. Es gibt sogar viele Unternehmen, eine Rechnung, die die Ansprüche der Finanzämter erfüllt, denn die gezahlten Beiträge können von der Steuer abgesetzt werden. Es gibt außerdem andere Fälle, in denen Vereine eine Rechnung ausstellen müssen. Das betrifft vor allem das Sponsoring. Nun ist es aber so, dass die meisten Unternehmen nicht aus purer Gemeinnützigkeit Geld spenden. Sie möchten dafür eine Gegenleistung erhalten. Bei diesen Unternehmen handelt es sich um Sponsoren. Wenn ein Unternehmen einen bestimmten Betrag an einen Verein spendet, so kann es dafür verlangen, namentlich vom Verein erwähnt zu werden. Das kann auf Bannern erfolgen, auf Trikots oder in anderen Formen.
Gemeinnützige Vereine stellen für echte Spenden eine Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster aus; eine Rechnung ist nur nötig, wenn der Verein eine Gegenleistung erbringt, etwa Werbung beim Sponsoring. Das Ausstellen einer Rechnung kann auch dann notwendig sein, wenn Vereine mit Sachspenden unterstützt werden, die sie dann verkaufen oder versteigern, um damit neue Güter für den Verein zu kaufen. Es kommt also häufig vor, dass Vereine Rechnungen schreiben müssen.
Besonderheiten der Rechnungsvorlage für einen Verein
Vereine sind umsatzsteuerlich Unternehmer, soweit sie Leistungen gegen Entgelt erbringen; eine Gewinnabsicht ist dafür nicht erforderlich (§ 2 Abs. 1 UStG). Das gilt auch für gemeinnützige Vereine. Auch Sportvereine sind nicht pauschal befreit; steuerfrei sind nur bestimmte Umsätze, etwa Teilnehmergebühren für Sportveranstaltungen (§ 4 Nr. 22 Buchst. b UStG). Für Leistungen im Rahmen eines Zweckbetriebs gilt bei gemeinnützigen Vereinen in der Regel der ermäßigte Steuersatz von sieben Prozent (§ 12 Abs. 2 Nr. 8 UStG).
Vereine müssen die Höhe ihrer Umsatzsteuer selbst ermitteln und diese dann an das zuständige Finanzamt abführen. Vereine, die jedoch ohne die Absicht arbeiten, Geld einzunehmen beziehungsweise zu erwirtschaften, weil kein Leistungsaustausch erfolgt, müssen in der Regel keine Umsatzsteuer zahlen. Des Weiteren sind Spenden, Mitgliedsbeiträge oder andere Unterstützungen von der Umsatzsteuerpflicht ausgeschlossen. Das gilt jedoch nur, wenn diese Leistungen und Einnahmen durch keine Gegenleistungen abgegolten werden.
Was beinhaltet eine Rechnungsvorlage für einen Verein?
Die Rechnungsvorlage für einen Verein enthält alle wichtigen Angaben, die für Unternehmen wichtig sind, die Vereine als Sponsoren unterstützen und die Kosten dafür steuerlich geltend machen möchten.
Pflichtangaben der Rechnungsvorlage für einen Verein
Es gibt verschiedene Pflichtangaben, die auf einer Rechnungsvorlage für Vereine enthalten sein müssen. Dazu gehören der Name und die Adresse des Vereins sowie Name und Adresse des Mitglieds oder Unternehmens. Das Ausstellungsdatum muss ebenfalls darauf enthalten sein, auch das Datum der erbrachten Leistungen. Darüber hinaus muss die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Vereins angegeben sein. Die Rechnungsnummern müssen zudem fortlaufend sein. Die Leistung muss in Umfang und Art enthalten sein, außerdem das Entgelt für Leistungen und Lieferungen. Der Steuersatz muss aufgeführt sein oder alternativ dazu, dass der Verein von der Umsatzsteuerzahlung befreit ist. Des Weiteren müssen der Steuerbetrag und das Entgelt netto aufgeschlüsselt werden.
Wann benötigt wer eine Rechnungsvorlage für einen Verein?
Alle ideellen Tätigkeiten von Vereinen unterliegen nicht der Umsatzsteuerpflicht. Daher muss bei Mitgliedsbeiträgen keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Das gilt auch für Zuschüsse und Spenden. Werden Gegenstände zur ideellen Nutzung des Vereins verkauft, muss ebenfalls keine Umsatzsteuer abgeführt werden. Der reduzierte Steuersatz von sieben Prozent gilt in der Regel für steuerpflichtige Leistungen im Rahmen eines Zweckbetriebs. Darunter fallen Tätigkeiten, mit denen die gemeinnützigen Ziele unmittelbar verwirklicht werden. Vorträge und Kurse gemeinnütziger Vereine sind oft sogar steuerfrei, wenn die Einnahmen überwiegend die Kosten decken (§ 4 Nr. 22 Buchst. a UStG).
Führt ein Verein jedoch einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, sieht das anders aus. Hier erhebt das Finanzamt dann den herkömmlichen Umsatzsteuersatz, der bei 19 Prozent liegt. Das kommt auch bei Vereinsfesten zum Tragen, bei denen Getränke und Speisen verkauft werden. Es ist allerdings möglich, dass Vereine unter die Kleinunternehmerregelung gemäß Paragraf 19 UStG fallen. Dann ist es jedoch erforderlich, dass der Gesamtumsatz des letzten Kalenderjahres nicht höher als 25.000 Euro war und der des aktuellen Kalenderjahres 100.000 Euro nicht übersteigt (im Gründungsjahr gilt eine Grenze von 25.000 Euro). Wenn für Vereine diese Regelung zutrifft, sind sie nicht berechtigt, Vorsteuer abzuziehen.