Wer als Freelancer in die Freiberuflichkeit geht, muss wie jeder andere Selbstständige eine Rechnung für seine Dienstleistungen erstellen. Doch besonders am Anfang können hier einige Fragen aufkommen. Was muss rein? Was ist zu beachten? Mit dem nützlichen Online-Generator klappt das Erstellen einer Rechnung schnell und unkompliziert. Und einmal erstellt, kann die Vorlage bequem per Download in Excel oder Word gespeichert und entsprechend weiterbearbeitet werden. So gelingt es im Handumdrehen Rechnungen zu erstellen, die sowohl beim Kunden als auch beim Finanzamt gut ankommen.
Was genau ist eine Rechnungsvorlage für Freelancer?
Freelancer sind alle Selbstständigen, die auf freiberuflicher Ebene agieren. Darunter fallen vor allem die künstlerischen Bereiche. Die Rechnung selbst unterscheidet sich dabei kaum bis gar nicht von der sonstigen Rechnung eines Selbstständigen.
Die Pflichtangaben:
- Name und vollständige Anschrift des Freelancers, ggf. Telefon und E-Mail
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Freiberuflers
- Name und komplette Anschrift des Empfängers der Dienstleistung
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Die Art der Dienstleistung, welche erbracht wurde
- Bei Dienstleistungen mit Stundenpensum: Die Anzahl der erbrachten Leistungsstunden
- Datum der Leistungserbringung
- Das Honorar pro Stunde oder das Honorar pro Stück (z.B. bei Artikeln)
- Der Nettoverdienst
- Die Umsatzsteuer (sofern ausgegeben)
- Bruttoverdienst
- Ausstellungsdatum der Rechnung
Ein Zahlungsziel, Ort und Unterschrift schreibt das Umsatzsteuergesetz nicht vor; ein Zahlungsziel ist trotzdem üblich und sinnvoll.
Besonderheit Umsatzsteuer
Bei Freelancern ist es nicht unüblich, dass besonders bei Einstieg in die Selbstständigkeit, die sogenannte Kleinunternehmerregelung angewandt wird. Diese kommt zum Tragen, wenn der Gesamtumsatz ohne Umsatzsteuer im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet; im Gründungsjahr liegt die Grenze bei 25.000 Euro (Stand seit 1. Januar 2025). In diesem Falle entfällt die Ausweisung der Umsatzsteuer und es wird auch keine entsprechende Vorsteuer geleistet. Wird die Regelung angewandt, muss diese klar und eindeutig auf der Rechnung ausgewiesen werden. Dazu reicht ein einfacher Satz mit entsprechendem Vermerk auf §19 UStG.
Wird diese Regelung nicht genutzt oder kommt nicht in Frage, so muss vor allem auf den richtig verwendeten Steuersatz geachtet werden. So kann sich beispielsweise bei einer redaktionellen Tätigkeit ergeben, dass sowohl eine Umsatzsteuer von 19 % als auch von 7 % verwendet wird. Werden Dienstleistungen erbracht, gilt in der Regel ein Steuersatz von 19 %. Räumt der Freelancer dagegen Urheberrechte an seinen Werken ein, etwa an Texten, gilt der ermäßigte Steuersatz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 7 Buchst. c UStG). So kann beispielsweise ein Redakteur als Freelancer die Dienstleistung einer Artikelprüfung mit 19 % angeben, schreibt er zugleich jedoch noch Artikel, werden diese mit dem verringerten Steuersatz von 7 % berechnet.
Besonderheit Rechnungserstellung
Als Freelancer ist darauf zu achten, dass die Rechnung gegenüber Unternehmen innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausgestellt wird (§ 14 Abs. 2 UStG), sonst droht ein Bußgeld. Die Forderung selbst verjährt erst nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden ist (§§ 195, 199 BGB).
Ein Zusatz zur Rechnungsnummer
Wie bereits bei den Pflichtangaben aufgeführt, muss eine Rechnung grundsätzlich eine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten; für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Kleinunternehmer ist sie nicht vorgeschrieben (§§ 33, 34a UStDV). Diese kann aus reinen Zahlenfolgen bestehen oder aber aus Kombinationen von Zahlen und Buchstaben. Bei Verwendung von Buchstaben gilt es nur zu beachten, dass diese die Nachvollziehbarkeit der Rechnungsnummer nicht beeinträchtigen. So bieten sich Buchstaben vor allem vor oder nach der Nummernfolge an.
Wer benötigt alles eine Rechnung?
Wenn es um den Nutzen und die Notwendigkeit einer Rechnung bei Freelancern geht, ist die kurze Antwort wohl: alle Beteiligte. Sowohl der Freelancer selbst als auch der Kunde bzw. Geschäftspartner benötigt die Rechnung, um sich selbst abzusichern. Zudem brauchen beide Parteien sie später für den Nachweis beim Finanzamt.
Der Freelancer selbst ist, wie jeder Selbstständige verpflichtet, Buchhaltung zu führen. Somit werden die Rechnungen benötigt, um Gewinne und Ausgaben entsprechend aufschlüsseln zu können. So kann es später beim Finanzamt zur reibungslosen Bearbeitung kommen, ohne das Risiko auf Schätzungen und mitunter sehr hohe Rückzahlungen. Zudem dient die Rechnung dem Freiberufler als Beleg für seine erbrachte Leistung und schlüsselt die genauen Summen auf. Durch Angabe einer Zahlungsfälligkeit liegt zudem ein Nachweis vor, der bei Versäumnissen u.ä. zu weiteren Schritten benötigt wird. Denn auf dieser Basis kann die Mahnung und andere rechtliche Schritte erfolgen.
Der Geschäftspartner benötigt die Rechnung ebenfalls fürs Finanzamt und die damit verbundene Steuererklärung. Zudem gibt dieses Dokument ihm den Nachweis in die Hand, welche Dienstleistungen gefordert wurden und bis wann oder in welchem Umfang diese zu leisten waren. Kommt es hier zu Unstimmigkeiten kann auch er seine Rechte gebrauchen und entsprechende Entschädigung, Nacharbeit und dergleichen fordern.
Zuletzt ist die Rechnung des Freelancers relevant für das bereits erwähnte Finanzamt. Durch konforme Angaben erfolgt hier die schnelle Prüfung und es kann zu Rückerstattungen oder Nachzahlungen kommen.