Selbstständige und Gewerbetreibende sind seit Jahren verpflichtet, die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Einnahmenüberschussrechnung und die Einkommensteuererklärung elektronisch zu übermitteln. Die Voranmeldung muss zwingend elektronisch und authentifiziert eingereicht werden – ein Papierformular akzeptiert die Finanzverwaltung nur noch in Härtefällen. Das ELSTER-Portal der Finanzverwaltung bietet dafür verschiedene Zugangswege und Authentifizierungsmethoden, die Selbstständige kennen sollten.
Mein ELSTER als zentrale Plattform
Mein ELSTER ist das Online-Finanzamt, über das Selbstständige ihre Steuerdaten vollständig papierlos übermitteln können. Die Plattform läuft im Internet-Browser, wodurch das Herunterladen, Installieren und Aktualisieren umfangreicher Programme entfällt. Die meisten Steuerformulare, darunter die Umsatzsteuer-Voranmeldung, stehen kostenlos zur Verfügung.
Selbstständige können aber auch jede andere Steuersoftware verwenden, die ELSTER unterstützt. Eine elektronische Übermittlung ist mit einer Vielzahl von gewerblichen Softwareprodukten möglich. Wer Software von anderen Anbietern nutzt, die eine XML-Datei erzeugen kann, kann die XML-Daten von externen Anbietern hochladen.
Ergänzend bietet ELSTER zwei Apps für Android und iOS an: MeinELSTER+ und ElsterSecure erfüllen unterschiedliche Zwecke. Mit dem E-Rechnungs-Viewer lassen sich E-Rechnungen im XML-Format visualisieren.
Registrierung und ELSTER-Zertifikat
Die Nutzung von Mein ELSTER ist erst nach erfolgter Registrierung mit einem elektronischen Zertifikat möglich. Für die authentifizierte Übermittlung von Steuerdaten ist eine einmalige Registrierung notwendig. Bei der Registrierung geben Selbstständige ihre Steuernummer an, damit ELSTER sie identifizieren kann.
Nach der Bestätigung der E-Mail-Adresse erhalten Selbstständige in den nächsten Tagen Post von den Finanzbehörden. Der in der Post enthaltene Aktivierungscode dient der finalen Freischaltung des Accounts und ermöglicht den Download einer pfx-Datei – das persönliche Authentifizierungs-Zertifikat. Die elektronische Steuererklärung erfolgt heute regelmäßig authentifiziert. Dafür benötigen Selbstständige ein Benutzerkonto bei Mein ELSTER und ein sicheres Loginverfahren, beispielsweise eine Zertifikatsdatei oder ElsterSecure.
Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER
Für die Umsatzsteuer-Voranmeldung wählen Selbstständige zunächst den passenden Voranmeldezeitraum im Formular aus. Sie machen dann auf den Seiten 1 und 2 die üblichen Angaben zu ihrem Unternehmen, den steuerpflichtigen und steuerfreien Umsätzen des Voranmeldezeitraums sowie den abziehbaren Vorsteuerbeträgen. Nach dem Speichern der Voranmeldung erfolgt die Übermittlung über den Menüpunkt „Datenübermittlung" – „Steuererklärung an das Finanzamt übermitteln".
Ein Übertragungsprotokoll ist erforderlich, das Selbstständige aufbewahren müssen. Die Dokumentation dient als Nachweis für die fristgerechte und korrekte Übermittlung.
Wirtschaftsidentifikationsnummer
Die Wirtschaftsidentifikationsnummer (W-IdNr.) dient gemäß §§ 139a und 139c AO der eindeutigen Identifizierung von wirtschaftlich Tätigen in Besteuerungs- und Verwaltungsverfahren. Die Vergabe der W-IdNr. erfolgt seit November 2024 automatisiert in mehreren Stufen. Hierfür ist kein Antrag notwendig – Selbstständige müssen also nicht tätig werden.
Falls Selbstständige bis zum 30. November 2024 bereits eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhalten haben, wurden sie durch eine öffentliche Bekanntmachung darüber informiert, dass ihre USt-IdNr. zugleich als W-IdNr. zu verwenden ist. Eine individuelle Mitteilung der zugeteilten W-IdNr. erfolgt nicht, da die W-IdNr. mit der bereits bekannten USt-IdNr. im Aufbau identisch ist.
Wirtschaftlich Tätige, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, erhalten eine Informations-E-Mail an das bei ELSTER hinterlegte Postfach, sobald ihnen ihre W-IdNr. zugeteilt wurde. Sie können dann über ELSTER das Mitteilungsschreiben mit der zugeteilten W-IdNr. abrufen.
Grenzen von ELSTER und Unterstützung durch Steuerberater
Wer ohne Steuerberater arbeitet, ist für Fehler in Steuererklärungen selbst verantwortlich. ELSTER ersetzt nicht das Fachwissen eines Steuerberaters, insbesondere in steuerlich komplizierten Fällen. Obwohl die kostenlose ELSTER-Software eine Vielzahl an Hilfestellungen mit Erläuterungen, Tutorials und kontextbezogener Hilfe bietet, hilft sie nicht beim Steuern sparen. Die Software enthält keinen Buchhaltungs-Lehrgang und bietet keine Hilfe in steuerlich komplizierten Fällen.
Je komplexer die steuerliche Situation des Unternehmens, je höher das Belegvolumen, je komplexer die Buchungsvorgänge und je vielfältiger die Art der Einnahmen, desto zeitaufwändiger und riskanter ist es, ohne Steuerberater zu arbeiten. Der Steuerberater kann den Unternehmer in strittigen Fällen mit dem Finanzamt unterstützen, was in der Praxis sehr häufig vorkommt. Wer mit Steuerberater arbeitet, hat außerdem mehr Zeit für die Abgabe der Steuererklärungen.
Hinweis: Die Angaben in diesem Beitrag erfolgen ohne Gewähr. Rechtslage, Fristen und technische Anforderungen können sich ändern. Bei steuerlich komplexen Sachverhalten oder Unsicherheiten sollten Sie einen Steuerberater oder das zuständige Finanzamt konsultieren. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.