Im täglichen operativen Geschäft geht es auch darum, Zeit zu sparen. Denn Zeit ist ebenso wie die finanziellen Mittel eine wichtige Ressource, die man vor allem im Geschäftsleben gezielt einsetzen sollte. Ein Rechnungsgenerator kann genau an dieser Stelle helfen. Denn damit sparen sich Unternehmer und Selbstständige die mitunter aufwendige individuelle Rechnungserstellung und verkürzen diesen Schritt auf ein Minimum.

Jetzt Rechnung schreiben

Darum sollten Sie sich für einen Generator entscheiden

Am Ende eines jeden Abrechnungszeitraums müssen Rechnungen geschrieben werden. Nur so können Sie die erbrachten Leistungen oder die verkauften Produkte abrechnen. Auf der anderen Seite benötigen natürlich auch Ihre Geschäftspartner eine Rechnung, damit diese die Kosten in ihrer Buchhaltung verbuchen können. In beiden Fällen muss die Rechnung daher rechtssicher sein. Das bedeutet, dass sie bestimmte Angaben enthalten muss, die für das Finanzamt nachprüfbar sind. Denn auch diese dritte Partei spielt bei der Rechnungslegung eine Rolle.

Rechnungen, die Sie schreiben, müssen daher auch die Voraussetzungen erfüllen, die das Finanzamt an sie stellt.

Rechnungen mit Online-Generator rechtssicher erstellen

Bestimmte Angaben gehören auf eine Rechnung, damit diese vom Finanzamt akzeptiert werden kann. Wenn Sie unseren Online-Generator nutzen, müssen Sie sich um diese sogenannten Pflichtangaben keine Sorgen mehr machen. Denn diese sind in jeder Rechnungsvorlage enthalten. Sie müssen lediglich Ihre aktuellen Informationen einfügen. Zu den Angaben, die Sie mit dem Generator bearbeiten sollen, gehören:

  1. Adresse: Sowohl Ihre Firmenanschrift als auch die Ihres Geschäftspartners sind essenzielle Bestandteile einer Rechnung und dementsprechend in unseren Musterrechnungen ebenfalls enthalten. Wie umfangreich Sie ihre Angaben auf der Rechnung gestalten wollen, bleibt Ihnen überlassen. Sie können beispielsweise auch zusätzliche Kontaktinformationen wie E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer hinzufügen. Diese Angaben sind allerdings optional, das bedeutet, dass sie nicht zwingend auf der Rechnung zu finden sein müssen, damit diese als rechtssicher gilt.
  2. Betreff: Dass es sich bei dem Dokument um eine Rechnung handelt, muss ebenfalls erkennbar sein. Das übrigens nicht nur für das Finanzamt. Auch Kunden und Auftraggeber empfinden es in der Regel als Vereinfachung, wenn mit einem Blick klar wird, welches Dokument man in den Händen hält.
  3. Rechnungsnummer: Die Rechnung muss nummeriert sein und für jede Rechnung darf nur eine Rechnungsnummer vergeben werden. Wenn Sie unseren Generator nutzen, finden Sie die entsprechenden Angaben bereits dort hinterlegt und müssen diese nur noch an Ihre individuellen Abläufe anpassen.
  4. Rechnungsdatum: Auch das Datum der Rechnung gehört zu den Angaben, die Sie keinesfalls vergessen sollten. Wenn Sie den Rechnungs-Generator nutzen, achten Sie unbedingt darauf, dass Sie die Platzhalter-Nummer, die Sie dort finden, ersetzen. Denn das Finanzamt erwartet, dass jede Rechnung eine gesonderte Nummer bekommt.
  5. Kundennummer: Diese Angabe ist nicht zwingend erforderlich, vereinfacht Ihnen aber die Zuordnung der Rechnung. Besonders dann, wenn Sie relativ viele Auftraggeber haben, bieten sich Kundenummern an. So können Sie die einzelnen Buchungsvorgänge einfacher zuordnen.
  6. Persönliche Ansprache: Nach den formellen Angaben folgt nun ein persönlicher Text an Ihre Kunden. Die meisten Unternehmer und Selbstständige nutzen diese Gelegenheit, um sich noch einmal für den Auftrag zu bedanken. Wenn Sie unseren Rechnungs-Generator nutzen, können Sie natürlich auch diesen Text nach Ihren individuellen Vorstellungen anpassen. So können Sie zum Beispiel nicht nur Ihren Dank aussprechen, sondern auch eine gekonnte Überleitung zur Rechnung an sich formulieren. So können Sie die beiden Dinge geschickt miteinander verbinden.
  7. Rechnungsposten: In den meisten Muster-Rechnungen und Vorlagen für eine Rechnung folgen nun die Posten an sich – und damit genau diejenigen Dinge, um die es bei der Rechnung geht. Denn diese wird genau aus dem Grund erstellt, um Ihren Kunden und Auftraggebern einen Überblick über die noch zu leistenden Beträge zu geben. Wie Sie diesen Punkt ausgestalten, bleibt letztlich Ihnen überlassen. Sie können sich beispielsweise in unseren verschiedenen Vorlagen umschauen und unterschiedliche Möglichkeiten der Darstellung ausprobieren. Ob Sie beispielsweise bei jedem Posten die Kosten getrennt nach Netto- und Bruttowert auflisten, bleibt Ihre Entscheidung. damit die Rechnung komplett ist, müssen Sie allerdings die Einzelpreise, den Gesamtpreis und die im Preis enthaltene Mehrwertsteuer (oder Umsatzsteuer) ausweisen.
  8. Text: Nach dem Gesamtpreis haben Sie noch einmal die Möglichkeit, einen oder zwei Sätze an Ihre Auftraggeber und Kunden zu richten. An dieser Stelle können Sie sich noch einmal für die Zusammenarbeit bedanken. Wie Sie das tun können, sehen Sie ebenfalls in unseren Vorlagen, die Ihnen zum Download zur Verfügung stehen. Unter Umständen können Sie hier auch auf die Nutzungsrechte hinweisen. In Abhängigkeit davon, um welche Leistungen es sich handelt, für die Sie die Rechnung ausstellen.
  9. Zahlungsziel: Ein Datum, bis zu dem die Rechnung beglichen sein soll, wird übrigens auf den meisten Rechnungen genannt.
  10. Bankdaten: Meist im Fußbereich der Rechnung und damit auch bei den Rechnungen, die Sie im Online-Generator finden, stehen die Bankdaten. Also Ihre Kontoinformationen des Geschäftskontos. Hier sollten Sie sehr sorgfältig sein und sehr gut darauf achten, dass Sie die Angaben aus der Muster-Rechnung entsprechend abwandeln.
  11. Umsatzsteuer: Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden, müssen Sie auf Ihrer Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. Allerdings sind Sie in diesem Fall verpflichtet, darauf hinzuweisen, dass Sie der Kleinunternehmerregelung unterliegen. In allen anderen Fällen hat es sich bewährt, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) anzugeben. Diese Nummer brauchen Sie auf jeden Fall, wenn Sie Zahlungen von Kunden erhalten, die Ihren Geschäftssitz nicht in Deutschland haben.

Abschließende Kontrolle der Muster-Rechnung

Wenn Sie alle Angaben bearbeitet haben, sollten Sie noch einmal ganz genau überprüfen, ob diese korrekt sind. Falsche Angaben auf der Rechnung sind nicht nur ärgerlich, sie können auch dazu führen, dass Sie viel Arbeit haben, diese zu korrigieren.

Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, können Sie die Rechnung herunterladen und speichern. So haben Sie eine eigene Vorlage, die Sie für den späteren Zahlungsverkehr immer wieder benutzen können. Bevor Sie Ihre Rechnung an Kunden und Auftraggeber schicken, sollten Sie diese immer in ein PDF-Dokument umwandeln. Schon haben Sie eine professionelle Rechnung mit unserem Rechnungsgenerator erstellt.

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